Assistant médico-administratif (H/F) en Rhumatologie

RESPONSABILITÉS :

DESCRIPTIF
Le CH de Vitré recherche un (e) Secrétaire médicale à 80% au sein du Service Imagerie pour assurer la gestion des consultations de rhumatologie
MISSIONS
-Accueillir et renseigner les patients, planifier les activités (agenda des consultations, admissions, convocations ...)
-Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient

ACTIVITÉS
Accueil - Information - Orientation - Communication
- Gestion de l'accueil téléphonique et physique des personnes et leur orientation (patients hospitalisés ou consultants externes, familles, autres professionnels de santé ...)
- Réception et transmission des messages
- Communication d'informations au sein de l'équipe
- Assure le lien et facilite les échanges entre le patient, son entourage et les différents intervenants
- Travaille en complémentarité avec tous les professionnels auprès des patients
Planification
- Gestion des rendez-vous (gestion des agendas des médecins, organisation des rendez-vous)
Préparation - Suivi - Classement - Archivage du dossier patient
- Gestion sécurisée de l'information médicale du dossier patient
- Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identito vigilance
- Préparation du dossier médical du patient pour les consultations, les hospitalisations
- Classement des résultats d'examens en cours de séjour et après la sortie
- Préparation des documents administratifs (certificats médicaux, ordonnances, prescriptions médicales de transports) des hospitalisés et consultants externes et mise à la signature du médecin
- Gestion du courrier : mise en forme (dictée reconnaissance vocale), saisie, envoi, classement

RELATIONS FONCTIONNELLES
- Médecins, Cadres de santé, Équipe de soins du service et des autres services du Centre Hospitalier
- Tous les services assurant ou participant au circuit de la prise en charge du patient (DIM, services administratifs et financiers, Direction, DSSI, DRH, service social ...)
- Secrétariats des autres services


RELATIONS HIÉRARCHIQUES
- AAH, responsable des secrétariats médicaux
- Directeur des Finances et SI
- Directeur des Ressources Humaines
- Directeur


ORGANISATION DU TRAVAIL
Horaires en fonction de l'organisation du service
Amplitude horaire du secrétariat : 8h30-17h30 du lundi au vendredi
Le poste à pourvoir à 80% en CDD dès que possible jusqu'au 31/12/2026.

PROFIL RECHERCHÉ :

SAVOIR-FAIRE
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Définir / Adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système documentaire
- Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des consultations
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Identifier, analyse, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
- Traiter et résoudre des situations agressives ou conflictuelles
- Travailler en équipe pluridisciplinaire
- Utiliser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)


SAVOIR-ETRE
- Qualité d'écoute et d'accueil (sens du contact, amabilité, diplomatie)
- Capacité d'organisation, de méthode et de gestion des priorités
- Esprit d'analyse, de synthèse et d'initiative
- Sens du travail en équipe
- Capacité d'adaptation
- Conscience et rigueur professionnelle
- Disponibilité
- Dynamisme
- Respect du secret médical, de la confidentialité


CONNAISSANCES REQUISES
- Bureautique : Connaissance des logiciels SILLAGE, Convergence
- Orthographe / grammaire / syntaxe
- Communication
- Droits des usagers du système de santé
- Organisation et fonctionnement des établissements de santé
- Réglementation des archives
- Vocabulaire médical

FORMATION INITIALE
- Baccalauréat ST2S (Sciences et Technologies de la Santé et du Social)
- BTS SP3S (Services et Prestations des Secteurs Sanitaire et Social)
- Titre professionnel de secrétaire assistante médico-sociale



EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE
- Secrétaire médicale (préciser la durée ou la structure)