Gestionnaire administratif (H/F)

RESPONSABILITÉS :

Le service est structuré autour de trois pôles principaux :
Le pôle Guichet unique
Premier point de contact des étudiants et des usagers, il assure notamment l accueil physique et téléphonique ainsi que diverses activités de gestion administrative.
Le pôle Relations internationales
Il assure la gestion des programmes d échanges internationaux, le suivi des accords bilatéraux, l instruction des demandes de bourses et d aides financières ainsi que l organisation des mobilités des étudiants et des personnels. Il accompagne également la gestion des stages à l étranger.
Le service Formation continue et apprentissage
Il coordonne les activités de formation professionnelle et d apprentissage et assure l interface entre les personnes en reprise d études, les apprentis, les services de l établissement et les partenaires extérieurs.
Le poste est rattaché au pôle Guichet unique. La personne recrutée exercera principalement ses missions au sein de ce pôle et pourra également apporter son soutien aux autres pôles du service, en fonction des besoins, notamment dans le cadre de remplacements ou de la surveillance des examens.
Le poste s exerce dans un bureau partagé et implique des échanges réguliers avec les membres du service et les usagers. Les horaires pourront être modulés afin de garantir la continuité et la qualité du service d accueil, en fonction des nécessités du service et du calendrier universitaire.
Les missions du poste
Sous l autorité de la responsable du service, la personne recrutée assure principalement l accueil, l information et l orientation des usagers. Elle participe également à différentes activités de gestion administrative et de secrétariat, contribuant au bon fonctionnement du service et à la qualité de l accueil.
Les principales activités attendues :
- Accueillir et informer les étudiants, fournisseurs et autres publics, les orienter, prendre les messages et planifier les rendez vous
- Traiter les appels téléphoniques et les courriels
- Assurer la gestion du courrier et des messages électroniques
- Mettre à jour les données de suivi d activité telles que les tableaux de bord, diplômes, stages et transferts
- Actualiser les informations mises à disposition du public
- Mettre en forme, reproduire et diffuser les documents
- Apporter un appui à la surveillance des examens

PROFIL RECHERCHÉ :

- Formation de niveau Bac +2 souhaitée
- Sens de l'organisation, rigueur et fiabilité
- Bon sens relationnel, patience et bienveillance
- Capacité à organiser son activité et à rendre compte
- Aisance dans la communication avec différents interlocuteurs
- Capacité à appliquer les procédures et les règles en vigueur
- Aptitude au travail en équipe
- Maîtrise des outils et logiciels nécessaires à l'exercice des missions

Pourquoi nous rejoindre ? :
- Participation aux frais de transport ou forfait mobilité durable
- Contribution à la mutuelle
- Accès à des dispositifs de formation continue, afin de développer vos compétences et d'accompagner votre évolution professionnelle
- Un cadre de travail agréable
- Restauration administrative sur place
- Horaires adaptables
- Jusqu'à 47 jours de congés annuels, auxquels s'ajoutent des jours de RTT