Gestionnaire des Ecoles Doctorales (H/F)

RESPONSABILITÉS :

Mission principale : Assurer la gestion administrative des Écoles Doctorales (ED) en binôme et sous la responsabilité de la responsable administrative des Écoles Doctorales, dans le cadre des objectifs fixés par les directions des ED et dans le respect des textes réglementaires.
Réaliser des opérations de gestion courante liées aux écoles doctorales :
- Assurer l'accueil téléphonique et physique des doctorants et des directeurs de thèse (information, conseil et orientation),
- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement des ED,
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, compte-rendu, procédures, certificats administratifs...), les reproduire et les diffuser,
- Gérer les informations relatives aux Écoles Doctorales sur le site Internet du collège doctoral,
- Saisir et mettre à jour des bases de données ou des tableaux de suivi dédiées à la gestion des écoles doctorales : ADUM, SAGHE, EXCEL.
Périmètre d'activités :
- Suivre et gérer la logistique de plusieurs axes de formation doctorale dans l'outil ADUM : échanges avec le formateur, saisie des fiches, réservation de salles et matériels, information des doctorants, constitution des groupes, validation des inscrits, convocations, constitution liste complémentaire, générer les listes d'émargement, récupérer ces fiches, saisir les crédits doctoraux, générer les attestations, mise en paiement des heures des intervenants, analyse et bilan des formations.
- Suivre et gérer les dossiers des auditions de recrutement des doctorants, des crédits doctoraux, des aides à la publication, aide à l'organisation des journées des ED.
- Participer aux bureaux des écoles doctorales de son périmètre.
- Suivre le budget commun des écoles doctorales et entre autres établir les demandes d'achat sous sifac+. Exercer un suivi simple par catégorie de dépense, conseiller, alerter la direction des ED.
- Traiter des données statistiques : réponse à l'enquête ministérielle annuelle sur les éléments entrant dans le champ de compétences.
- Participer activement aux évènements organisés par le pôle des écoles doctorales comme les journées de rentrée des ED, les auditions ; et plus de manière plus ponctuelle aux évènements du service comme la Cérémonie des docteurs ou ma thèse en 180's.

PROFIL RECHERCHÉ :

Connaissances
Environnement de l'établissement et réseaux professionnels
Techniques d'élaboration de documents
Techniques d'accueil téléphonique et physique
Culture internet
Techniques de communication écrite et orale
Règlements intérieurs des Écoles doctorales

Compétences opérationnelles
Enregistrer et classer les documents
Rédiger des rapports ou des documents
Savoir rendre compte
Travailler en équipe (service de 12 personnes au sein d'une direction composée de 5 services)
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité : ADUM, SIFAC+, SAGHE
Utiliser les outils bureautiques et de communication : suite OFFICE, zimbra, Teams, UTBOX, PAL, Evento

Compétences comportementales
Sens de l'organisation
Sens de l'accueil (différents types de public)
Réactivité
Sens relationnel (interface avec différents services)

Contraintes Particulières :
Pics d'activité
Travail sur écran important
Remplacement de son binôme en cas d'absence


Informations particulières :
- Poste ouvert aux contractuel-les et titulaires
- Catégorie : C
- Prise de poste envisagée maximum le 02/11
- Rémunération : grilles indiciaires des personnels ITRF
- Date limite de candidature : 05/10/2026
- Entretiens le 09/10 après midi
- Renseignements sur le poste : veronica.serrano(@)univ-tours.fr (Toute candidature envoyée directement à cette adresse ne sera pas prise en compte)
- Dossier de candidature : CV (sans photo) et lettre de motivation