Secrétaire médical(e) (H/F)

Les PEP CBFC, acteur majeur de l'accompagnement médico-social et de l'inclusion, recrutent en CDI une secrétaire médicale à temps partiel pour rejoindre leur SESSAD handicap moteur à St Georges sur Baulche.

Le/la secrétaire assure l'accueil, la coordination administrative et la gestion des dossiers des usagers. Elle est l'interface entre les familles, les professionnels de santé (médecins, psychologues, orthophonistes, etc.) et les partenaires extérieurs. Le/la secrétaire garantit la qualité et la confidentialité des informations médicales et administratives, tout en contribuant activement au bon fonctionnement du service.

Activités principales :

Assurer l'accueil :
- Réalise l'accueil téléphonique et physique aux heures d'ouverture
- Assure la gestion des rendez-vous des médecins et thérapeutes
- Assure la planification et la commande des transports taxi
- Enregistre les rendez-vous « réalisés » ou « absents » dans le dossier unique
- Recueille les nouvelles demandes, complète le tableau Excel de suivi (état civil, motifs de la demande)
- Édite les attestations de présence pour les taxis
- Oriente et accompagne les usagers si nécessaire

Contribuer au parcours de l'usager :
- Met en forme les comptes rendus des actes médicaux et paramédicaux et les transmet aux usagers et aux partenaires
- Rédige les courriers partenaires
- Transmet les invitations des partenaires aux consultants, médecin, chef de service, assistant(e) social(e)
- Conseille l'usager lors de démarches administratives (constitution de dossiers, remplissage de formulaires, etc.)
- Assure la transmission des éléments de prises en charge à la CPAM
- Assure le suivi des patients en attente de prise en charge spécifique au sein de leur parcours de soins
- Assure la coordination des informations avec le secrétariat et l'ensemble de l'équipe pluridisciplinaire

Gérer la liste d'attente :
- Met à jour et veille le logiciel Viatrajectoire
- Réception et vérification des notifications MDPH.
- Suivi des dates d'échéance des notifications.
- Relances auprès des familles concernant les renouvellements.
- Archivage des décisions CDAPH.
- Suivre la liste d'attente

Gérer le DUI :
- Créer les nouveaux dossier usagers sur IMAGO
- Met à jour les données dans le dossier patient informatisé
- Préparation administrative de l'admission.
- Constitution et contrôle du dossier d'entrée.
- Gestion des fins d'accompagnement.
- Archivage réglementaire des dossiers clôturés.
- Suit les protocoles transmission dossiers
- Vérifier et enregistrer certains actes et séances dans le DUI

Contrôle de l'activité :
- Vérification de la saisie des actes.
- Contrôle des données d'activité.
- Préparation des extractions statistiques.
- Appui à la déclaration d'activité.

Organisation :
- Organisation des ESS (Lien avec les enseignants référents).
- Gestion des convocations et présences
- Commande de fournitures.
- Gestion des stocks administratifs.
- Suivi des prestataires (copieurs, téléphonie, etc.).
- Réservation de véhicules ou salles

Administratif :
- Réception et traitement du courrier entrant.
- Affranchissement et suivi des envois.
- Gestion des boîtes mail génériques du service.

Cette description des activités n'est pas exhaustive. Le(la) titulaire du poste pourra être amené(e) à réaliser des missions complémentaires en fonction des besoins du service et de l'établissement

Temps de travail :
Soumis à Horaire Collectif. Quelques samedis dans l'année pour des actions collectives ponctuelles sont à prévoir possiblement
Temps de travail : 24.5 heures par semaine

Diplômes requis : Bac ou équivalent Secrétariat, Certification Secrétaire médical(e), BTS Secrétariat , diplôme de secrétaire médicale

Prise de poste au 09/10/2026

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