Assistant(e) opérationnel(le) (H/F)

Affectation et positionnement

Rattaché(e) à une Direction de Projet et placé(e) sous l'autorité hiérarchique de la Directrice de Projet, l'assistant(e) opérationnel(le) accompagne la Direction et les équipes projet dans le suivi administratif et opérationnel des projets d'aménagement.

La Direction de Projet prépare et met en œuvre des opérations d'aménagement stratégiques, du montage jusqu'à leur achèvement. Elle travaille en lien étroit avec les collectivités, partenaires et différentes directions métiers et supports de l'établissement.

Missions principales

L'assistant(e) opérationnel(le) assure la bonne organisation de la Direction de Projet et accompagne les équipes dans le montage, le pilotage et l'exécution des opérations.

Le poste s'inscrit dans une logique de transversalité et peut conduire l'assistant(e) opérationnel(le) à intervenir auprès de différentes Directions Opérationnelles et/ou Directions de Projet, selon les besoins.

Assistance administrative et de direction :

• Préparer et organiser les réunions : convocations, réservation de salles, préparation des dossiers et accueil des visiteurs ;
• Gérer l'agenda de la Directrice et de l'équipe opérationnelle ;
• Organiser le parcours d'acculturation des nouveaux arrivants ;
• Traiter le courrier entrant et sortant ;
• Rédiger, relire et mettre en forme les courriers, comptes rendus et présentations ;
• Regrouper les informations nécessaires à la préparation et au suivi des instances internes ;
• Organiser les déplacements, ordres de mission, frais et indemnités kilométriques ;
• Gérer les commandes de fournitures ;
• Assurer le processus de signature électronique des documents ;
• Assurer le classement électronique et papier de la documentation projet.

Assistance de projet :

• Accompagner les équipes projet dans le processus d'achat et l'application des procédures internes ;
• Préparer et transmettre les éléments nécessaires au service Achats ;
• Suivre les consultations en lien avec les chargés d'affaires ;
• Réaliser les saisies et formalités dans le logiciel financier Sifow ;
• Créer et suivre les demandes d'achat et, le cas échéant, les transferts de budget ;
• Contribuer à la préparation des rapports d'analyse des offres et au suivi des marchés ;
• Réaliser les opérations administratives liées à l'exécution des marchés de travaux et prestations intellectuelles : OS, EXE, factures, services faits, DI. ;
• Préparer les PV de remise en gestion des ouvrages ;
• Traiter les demandes de remboursement des dépôts de garantie ;
• Suivre les échéances promoteurs et les conventions de financement/subventions ;
• Participer au suivi des appels de fonds et à la mise à jour des outils de pilotage des projets.

Profil recherché

Vous êtes issu(e) d'une formation Bac+2 et justifiez d'au moins 2 ans d'expérience dans le domaine de l'assistanat opérationnel.

Une connaissance des procédures de marchés publics, du logiciel Gesprojet et/ou du secteur de l'aménagement constitue un atout.

Vous maîtrisez les outils informatiques et bureautiques et disposez de bonnes qualités rédactionnelles et orthographiques.

Organisé(e) et rigoureux(se), vous savez gérer les priorités et appréciez le travail en équipe. Votre réactivité, votre souplesse et votre aisance relationnelle vous permettront d'interagir efficacement avec des interlocuteurs variés.