Office Manager (H/F)

Fiche de poste - Office Manager H/F, CDI - bilingue anglais
Mission :
Sous la responsabilité du chef d'établissement, le Office Manager H/F mène tout ou partie des projets dont il a la charge.
Responsabilités:
Accueil et orientation des interlocuteurs internes et externes (relation client/fournisseur).
Gestion et diffusion de la communication écrite (mails, correspondance, archivage digital).
Suivi des contrats de services, fournitures et prestataires.
Administration et mise à jour des documents officiels et abonnements.
Organisation et coordination d'événements internes (réunions, présentations, séminaires).
Participation à la préparation d'appels d'offres : élaboration de présentations commerciales (PowerPoint), traductions, alimentation des bases fournisseurs.
Contribution à la communication interne et externe de l'entreprise.
Gestion opérationnelle des moyens mis à disposition (salles, matériel, équipements).
Suivi et gestion de la conformité des partenaires et sous-traitants (collecte et mise à jour des données administratives via Airtable).
Contribution au suivi client/fournisseur : diffusion des informations administratives, reporting et veille.
Gestion des demandes clients : commandes spécifiques et suivi des besoins opérationnels.
Coordination logistique : équipements de protection, matériel de connexion et approvisionnement pour les chantiers.
Mise en forme et diffusion des documents administratifs liés aux projets (démarrages, clôtures, DOE, DGD).
Participation à la valorisation des opérations par la qualité des livrables et la satisfaction client.
Compétences transverses (Savoir être)
- Faire preuve d'autonomie et de détermination, avec persévérance et confiance pour gérer de nouvelles situations et relever des défis
- Faire preuve d'adaptabilité en modulant son comportement selon les environnements, les situations et les interlocuteurs
- Disposer d'un excellent sens relationnel, en sachant ajuster son attitude pour optimiser la qualité des échanges
- Être flexible, capable de prioriser et de réorganiser ses activités face aux évolutions et aux contraintes
- Faire preuve de rigueur et d'un bon sens de l'organisation
Profil recherché :
- Avoir au minimum 3 années d'expérience en office management
- Formation : Bac +3
- Bilingue anglais + français

Qui sommes-nous ?
Spécialistes de l'aménagement d'espaces professionnels (bureaux, commerces de détail et établissements hôteliers) à travers l'Europe, nous proposons des solutions sur mesure couvrant l'ensemble du cycle de vie des projets.
Nos services incluent notamment : l'audit préalable, le conseil en durabilité, la conception et l'aménagement des espaces, ainsi que le démontage, l'installation, la gestion du recyclage du mobilier, le conseil en vétusté et la livraison finale.
Nous comptons aujourd'hui 31 collaborateurs en France et 86 au total répartis dans 6 pays : France, Espagne, Allemagne, Angleterre, Italie et Luxembourg.
Le poste:
- Type de contrat : CDI, statut cadre au forfait heure
- Rémunération : salaire fixe selon expérience (28k€ à 30k€), complété par un bonus annuel basé sur des critères de performance
- Avantages : tickets restaurant (9€), prise en charge à 50% du Pass Navigo et de la mutuelle, dispositif d'intéressement, jusqu'à deux jours de télétravail par semaine.