Secrétaire de direction (H/F)

Avenir Apei est une association à but non lucratif de parents et d'amis de personnes en situation de handicap intellectuel.

Avenir Apei accueille et accompagne, depuis la petite enfance et tout au long de leur vie, des personnes en situation de handicap intellectuel, autistes, polyhandicapées et/ou porteuses d'un handicap psychique, dans ses 21 établissements et services répartis dans 3 pôles (1030 places au total). L'ensemble de ces personnes sont accompagnées par près de 550 salariés.

Foyer de Vie Les Mésanges - 78290 CROISSY

Rattaché au Directeur et en lien avec l'ensemble des professionnels de l'établissement et des services supports du siège l'assistant de direction réalise les missions suivantes :

MISSIONSAccueil - réceptionGestion et organisation d'agenda, préparation de réunions de travail et réservation de sallesRépondre au téléphone et assurer ponctuellement l'accueil physique de visiteurs, conseiller et accompagnerPrendre des messages et les communiquer aux personnes concernéesRéception et contrôle des livraisons sur site

Secrétariat et gestion administrativeFrappe et référencement de l'ensemble du courrier de l'établissementGérer les stocks bureautiques et passer commandeRéaliser de la gestion documentaireGérer divers tableaux de bord et tableaux de suivi à la demande de la directionAssurer des tâches de classement et gérer l'archivage.Aide à l'actualisation et à la mise en forme des documentsOrganiser l'affichage institutionnel, obligatoire et règlementaire de l'établissement et veiller à son actualisation.

Gestion ressources humainesAccueillir les nouveaux salariésDiffuser les annonces validéesConstituer le dossier du candidat et assurer la finalisation du recrutementSuivre les dossiers du personnel (60)Saisir les variables de paie dans le logiciel paie (EIG )Réaliser le suivi des congés du personnelGérer et saisir les arrêts maladie et accidents de travail et transmettre au service RHSaisir les déclarations d'accidents de travailSuivre et organiser les rendez-vous médecine du travail

Gestion des données comptables et fournisseursAssurer le suivi des factures pour transmission à la comptabilité, suivi des dépenses caisseRecherche des fournisseurs, des prestataires, demander des devisPasser commande de fournitures et matérielsSuivre les notes de frais et préparation des remboursements après validation du CDS ou de la direction

Suivi de la maintenance et des prestataires (en lien avec l'agent technique)Organiser le suivi général de la maintenance de l'établissement vis-à-vis des prestataires identifiés (GAMMEO)Faire intervenir en cas de besoin les prestataires adéquats avec lesquels l'établissement est sous contrat, le cas échéant, faire établir des devis pour les nouveaux prestataires,Mise à jour des informations dans le logiciel métierSuivi des véhicules de l'IME (RDV révision, contrôle technique, problèmes divers).Suivre les mises à jour des différents registres obligatoires

Vie institutionnelleReprésenter l'ESMS auprès des autres ESMS de l'associationParticiper à des réunions institutionnelles, des groupes de travail ou à des commissions internes ou externesParticiper à la politique d'action et d'amélioration continue de la qualitéParticiper à l'actualisation régulière des documents institutionnels.Maîtrise des logiciels métiers : Octime, EIG, Ageval, IMAGO et Gamméo

Diplômé(e) d'un BTS et d'une expérience professionnelle d'au moins 3 ans .Expérience dans le secteur médico-social.

Maîtrise des outils informatiquesRespect de l'intégrité de la personneConnaissance RHRègles de classement et d'archivageCapacités rédactionnelles et de synthèseReportingTravail en équipeRendre des comptes à sa hiérarchieJuste distance professionnelleBonne présentationSens relationnelRigueur et organisationSens de l'accueilPrise d'initiative et réactivité

Conditions :

Selon rémunération CCNT 1966