Chargé(e) de relation usagers (H/F)

Au sein du service « relations aux usagers » de la mairie, l'agent sera chargé de l'accueil des usagers, des formalités administratives, de l'état-civil, des titres d'identité, des élections, du service funéraire, du recensement de la population, et de la gestion des fournitures et du courrier.

ACCUEIL / FORMALITÉS ADMINISTRATIVES

- Accueil physique et téléphonique, information et orientation des usagers

- Réception et gestion des mails, courriers/colis, fichier chrono, domiciliés

- Gestion des clés, badges

- Remise de dossiers/document et traitement des formalités administratives,

- Gestion des inscriptions (listes électorales, recensement citoyen, transport ALEOP, repas des aînés, semaine bleue.)

- Gestion des calendriers (passeports-CNI, mariage, pacs, parrainage, conciliateur.)

- Participation organisation des élections et jurés d'assises

- Copilotage du recensement de la population

- Gestion administrative et commerciale des fournitures

- Affranchissement et dépôt/retrait courriers

ETAT-CIVIL

- Rédaction d'actes d'état civil, traitement des demandes (livret de familles, copies d'actes, mentions, COMEDEC.), et tenue des registres

- Gestion des dossiers mariage, PACS, parrainage, décès, reconnaissance, changement de nom/prénom, célébration possible des PACS

- Cimetière : gestion des concessions logiciel GESCIME

DISPOSITIF DE RECUEIL

- Instruction et gestion des dossiers de titres d'identité (gestion du planning, rdv de dépôt, retrait, recueil de la Préfecture)

Compétences professionnelles et techniques (savoir et savoir-faire) :

- Connaissance de l'environnement territorial et du fonctionnement d'une collectivité

- Maîtrise des outils informatiques et des logiciels métiers (état-civil, titres d'identité, électoral, GESCIME.)

- Qualités rédactionnelles et aisance orale (rédaction d'actes d'état-civil ; accueil.)

- Connaissance des règles de tenue des registres état-civil, conservation archives.

Compétences d'organisation (savoir faire organisationnel) :

- Capacité à définir et gérer les priorités

- Rigueur, méthode et précision (état-civil, DR)

- Autonomie et sens de l'initiative dans la gestion courante des dossiers

Compétences d'adaptation (savoir être comportemental et agilité) :

- Disponibilité et réactivité

- Capacité à s'adapter à la diversité des publics et des situations

- Polyvalence et agilité

- Appétence pour l'évolution réglementaire et logicielle

Compétences relationnelles et sociales (savoir être relationnel et déontologie) :

- Sens aigu du service public et de l'intérêt général

- Excellentes qualités relationnelles : écoute, diplomatie, patience et amabilité

- Discrétion professionnelle, devoir de réserve, et respect du secret professionnel

- Aptitude au travail en équipe et à la transversalité

- Gestion du stress et maîtrise de soi

Contraintes : permanences d'accueil en mairie le samedi matin, par alternance