Assistant administratif et commercial / Assistante administrative (H/F)

Directement rattaché.e au Dirigeant de l'entreprise MAE AGENCEMENT, l'ADV est le.la garant.e de la fluidité administrative et commerciale des affaires.

Véritable pivot de l'entreprise, il.elle assure la coordination entre les clients / architectes, le chargé d'affaires, le bureau d'études, les achats, la production, la pose et la comptabilité, afin de garantir le respect des engagements, des délais et la satisfaction client.

Ses 3 objectifs :

• Sécuriser la vente : vérifier la conformité du dossier avant lancement
• Fluidifier la production : assurer la circulation de l'information
• Garantir le paiement : suivre la facturation et les règlements

VOS ACTIVITÉS ET RESPONSABILITÉS :

• Gestion des commandes et dossiers clients
• Vérifier la conformité des dossiers : devis signé, prix, quantités, délais, conditions commerciales et règlement
• Créer et mettre à jour les dossiers clients et les affaires dans L'ERP
• Rédiger les courriers clients et les dossiers de présentation sur demande ou pour appels d'offres
• Assurer le suivi administratif des commandes, avenants, modifications et annulations.

RELATION CLIENTS et ACCOMPAGNEMENT COMMERCIAL

• Être l'interlocuteur.rice privilégié.e des clients après signature et après livraison pour SAV, retards, documents
• Assurer les relances clients : attestation TVA 10%, acomptes, pièces manquantes
• Informer les clients de l'avancement et des ajustements de planning - ex: courrier de demande du 2ème acompte 10/12 semaines avant la pose
• Gérer les réclamations de 1er niveau et les transmettre au BE / atelier
• Contribuer à la fidélisation.

COORDINATION et SUIVI des AFFAIRES

• Actualiser les tableaux de suivi des affaires et alerter la direction en cas de dérive
• Réserver les hébergements pour les équipes de pose (Airbnb / hôtel).

FACTURATION et SUIVI ADMINISTRATIF

• Préparer les éléments de facturation : 1er 2ème acomptes, situations, soldes
• Établir et envoyer les factures clients
• Contrôler la cohérence devis / commande / réalisation / facture
• Suivre les règlements et effectuer les relances de 1er niveau en lien avec la comptabilité
• Gérer les documents chantier : BL, PV de réception, levées de réserves, garanties
• Classer et archiver les pièces commerciales et administratives.

MARKETING et COMMUNICATION

• Animer les réseaux sociaux de l'entreprise
• Mettre à jour le site internet (photos, actualités, réalisations)
• Gérer l'approvisionnement des supports commerciaux (plaquettes, vêtements)
• Organiser les animations commerciales (soirée culinaire, dégustation, soirée partenaires)
• Participer aux rendez-vous des réseaux business locaux

VOS COMPETENCES :

Maîtrise parfaite de la communication écrite, orale et téléphonique

Rigueur, organisation et sens des priorités

Notions de facturation et suivi de règlements

Aisance avec les outils de gestion (ERP)

Discrétion et sens du service client

Organisé.e, vous faites preuve d'autonomie, d'initiative et vous vous rendez disponible pour faire face aux éventuelles urgences. Vous vous adaptez à vos différents interlocuteurs : internes et externes à l'entreprise

Merci de joindre une lettre de motivation à votre CV