Gestionnaire de scolarité - F/H

RESPONSABILITÉS :

Rejoindre ce poste, c'est intégrer un service de scolarité au cœur de la vie universitaire et contribuer au bon déroulement du parcours des étudiants. Véritable acteur du fonctionnement administratif, ce rôle assure un accompagnement de proximité en accueillant, informant et orientant les différents interlocuteurs, tout en garantissant la fiabilité et la fluidité de la circulation des informations.
Au quotidien, les missions allient relation avec le public et gestion administrative. Le poste participe au suivi des inscriptions pédagogiques, au traitement de dossiers spécifiques tels que les stages, les césures ou les transferts, ainsi qu'à la préparation des consultations de copies en lien avec les équipes pédagogiques. Il apporte également un soutien à l'ensemble des activités du service et veille à la bonne gestion des documents et des archives.
Une part essentielle de l'activité est consacrée à l'organisation des examens. Le poste contribue à la préparation logistique et matérielle des épreuves, assure le suivi du calendrier, la gestion des copies et des notes, la diffusion des informations relatives aux examens ainsi que le traitement administratif des recours. Cette fonction s'exerce dans un environnement dynamique où rigueur, sens de l'organisation et réactivité sont essentiels, notamment lors des périodes de forte activité liées à la rentrée universitaire, aux inscriptions et aux sessions d'examens.
Placée sous la responsabilité du bureau de la scolarité générale du site d'Aix-en-Provence, cette fonction offre l'opportunité de participer activement à un service essentiel de l'université, en conciliant qualité de service, travail en équipe et accompagnement des étudiants tout au long de leur parcours.

PROFIL RECHERCHÉ :

Ce poste demande une excellente organisation, un sens du service public et la capacité à évoluer dans un environnement où la qualité de l'accueil et la fiabilité de la gestion administrative sont essentielles. La maîtrise des techniques de secrétariat, de la gestion documentaire et des outils bureautiques (Word, Excel, outils numériques) assure un traitement efficace des dossiers et une bonne circulation de l'information. La connaissance du fonctionnement de l'enseignement supérieur et des applications de gestion de la scolarité est un atout.
L'activité consiste à accueillir et renseigner les interlocuteurs avec professionnalisme, traiter les demandes avec réactivité, assurer le suivi administratif des dossiers, rédiger des courriers et messages clairs, organiser et classer les documents, garantir une transmission fiable des informations et un reporting régulier à la hiérarchie.
La réussite dans la fonction repose sur la rigueur, le sens des responsabilités et une gestion méthodique des priorités. D'excellentes qualités relationnelles (courtoisie, écoute, maîtrise de soi) facilitent les échanges avec les étudiants, les équipes pédagogiques et les partenaires. L'esprit d'équipe, l'autonomie, la disponibilité et le respect de la confidentialité sont indispensables, y compris en période de forte activité.
Un processus de recrutement fluide et transparent :
Deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés, puis un entretien avec les responsables de la structure. En cas de réussite, la confirmation de recrutement est rapide. À l'arrivée, un parcours d'accueil, d'intégration et des formations adaptées sont proposés.

Rejoindre AMU, c'est bénéficier d'un environnement de travail socialement engagé :
- Flexibilité de la semaine de travail dès 2 mois d'ancienneté, en accord avec le manager : télétravail et semaine en 4j ou 4,5j
- Équilibre des temps de vie : jusqu'à 50 jours de congés la première année, puis 58 jours après un an (selon organisation et temps de travail)
- Prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d'ancienneté pour les non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
- Accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
- Prise en charge des transports en commun à 75%, compatible avec un forfait mobilité durable
- Possibilité de place de parking ou forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
- Accès à des prestations de loisir, sport, culture et social