Assistant(e) Administratif(ve) Btp (H/F)

Pour l'un de nos clients basé à Saint Egrève nous cherchons un Assistant(e) Administratif(ve) BTP.

Misson principale : Organiser et coordonner la continuité administrative du démarrage des chantiers jusqu'à la réception des travaux, en assurant l'interface entre le service technique, les sous-traitants et les conducteur(rice) de travaux.

Responsabilités du poste : Assister dans la gestion et l'organisation administrative des activités de l'entreprise.
Liens hiérarchiques : L'Assistant(e) Administratif(ve) dépend du/de la Directeur(rice) des travaux.
Liens fonctionnels : La fonction implique de collaborer avec tous les membres de l'entreprise et plus particulièrement avec :
La direction
La direction des travaux
Les Conducteurs(trices) de travaux
Les chargés d'études
Les assistantes techniques

ACTIVITES ET TÂCHES
Accueillir et traiter les demandes des clients internes et externes :
Assurer l'accueil physique.
Recevoir les appels des fournisseurs, clients et différentes relations de l'entreprise et apporter des premiers éléments de réponse ou orienter vers le bon interlocuteur.
Orienter les fournisseurs, clients et différentes relations de l'entreprise vers les interlocuteurs adéquats.
Organiser et assurer la gestion administrative de l'entreprise ou de l'activité :
Rédiger en autonomie dans le respect de la charte graphique tous documents ou supports administratifs nécessaires et/ou demandés (mail, courrier, .).
Mise à jour des procédures et notes de service.
Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité selon les procédures internes de classement et d'archivage.
Veille, suivi et envoi de la prospection commerciale.
Commande des fournitures de bureau.
Participer à la gestion et au suivi administratif des chantiers :
Préparation de la présentation et des annexes des classeurs des remises d'offres pour le service Etudes de prix.
Demande et suivi des documents administratifs des sous-traitants.
Elaboration des PV de réception et des PV de réception de levée de réserves.
Dépôt des PV et suivi des signatures sur YOU SIGN .
Préparation des enquêtes de satisfaction.
Elaboration du marché de travaux des pièces communes.
Réalisation des contrats provisoires et définitifs de sous-traitance.
Dépôt et suivi des signatures sur YOU SIGN des contrats et avenants.
Création des bons de commande sur YOOZ.
Rédiger la facturation conception, et les acomptes de démarrage.
Suivi de la facturation des clients.
Réalisation du décompte général définitif client de chaque chantier.
Assurer et suivre le tableau de reporting de l'activité à des fins de pilotage et coordination.
Elaboration et suivi de la feuille vente et du tableau reporting de gestion financière de chaque chantier.

Savoir-faire :
Connaissances en gestion administrative.
Connaissances des procédures d'appels d'offres.
Compétences rédactionnelles.
Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word.

Savoir-être :
Polyvalence et adaptabilité.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs.
Faire preuve d'autonomie.
Avoir l'esprit d'équipe.