Assistant administratif et commercial / Assistante administrative (H/F)

Accueil et gestion administrative courante

• Assurer l'accueil physique (occasionnel) et téléphonique de l'entreprise ;
• Traiter et assurer le suivi des courriers entrants et sortants ;
• Réceptionner, et traiter les mails de la boîte générale de l'entreprise ;
• Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs ;
• Participer à la gestion des services généraux et des besoins courants ;

Gestion des dossiers sinistres

• Assurer le suivi administratif des dossiers de sinistres ;
• Être l'interlocutrice administrative auprès de notre compagnie d'assurance, experts et différents intervenants ;
• Collecter auprès des équipes et des différents interlocuteurs les éléments nécessaires à la constitution des dossiers ;
• Assurer le suivi des échanges et des demandes jusqu'à leur clôture ;
• Veiller au classement et à l'archivage de l'ensemble des pièces relatives aux sinistres.

Appels d'offres

• Valider avec la direction et répondre aux sollicitations de participation aux concours
• Préparer et constituer les dossiers de candidature ;
• Vérifier la conformité et la complétude des dossiers avant dépôt ;
• Assurer le dépôt ou l'envoi des candidatures et des offres dans les délais impartis ;
• Suivre les consultations et leurs différentes échéances ;
• Maintenir à jour les documents administratifs de l'entreprise sur les différentes plateformes ;
• Veiller notamment à la validité des attestations fiscales, sociales, assurances, qualifications et autres pièces administratives nécessaires aux candidatures ;
• Tenir à jour le tableau de suivi des consultations, candidatures et offres déposées.

Facturation et suivi des règlements

En lien avec la Direction et les chefs de projets :

• Établir les factures sur le logiciel de facturation (OOT) conformément aux éléments transmis par les responsables d'affaires ;
• Vérifier les informations nécessaires à la facturation : client, opération, phase, montant, TVA, références contractuelles, etc. ;
• Émettre et transmettre les factures aux clients et, lorsque nécessaire, via les plateformes de dématérialisation appropriées ;
• Assurer le suivi des factures émises ;
• Identifier les factures arrivant à échéance ou en retard de paiement ;
• Effectuer les relances clients pour les factures impayées ;
• Signaler à la Direction les situations nécessitant une intervention particulière ;

Profil recherché

Nous recherchons une personne polyvalente, organisée, rigoureuse et autonome, capable de gérer plusieurs sujets simultanément et de travailler avec différents interlocuteurs.

Compétences requises

• Formation de niveau Bac à Bac+2/3 en assistanat administratif, gestion, administration des entreprises ou domaine similaire ;
• Expériences réussies dans des postes administratifs polyvalents ;
• Très bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Word et Excel ;
• Bonne aisance avec les outils numériques et les plateformes dématérialisées ;
• Une expérience dans un bureau d'études, une entreprise du bâtiment, une agence d'architecture ou un environnement similaire serait appréciée
• Une connaissance des marchés publics et des plateformes d'appels d'offres serait un plus ;
• Une expérience en facturation et suivi des impayés serait appréciée.

Qualités personnelles

• Rigueur et sens de l'organisation ;
• Capacité à prioriser les tâches et à respecter les délais ;
• Autonomie et sens des responsabilités ;
• Très bonne expression orale et écrite ;
• Discrétion et respect de la confidentialité ;
• Esprit d'initiative ;
• Capacité à relancer avec diplomatie mais avec efficacité ;
• Goût pour la polyvalence et le travail en équipe.