Office Manager (stage) (H/F)

Ta mission principale

Créer un environnement de travail fluide, accueillant et agréable pour l'ensemble des équipes ChangeNOW.

En tant qu'Office & Happiness Manager, tu es un véritable facilitateur du quotidien. Tu aimes rendre service, anticiper les besoins, trouver des solutions et améliorer en permanence l'organisation interne. Ton objectif : permettre à chacun de travailler dans les meilleures conditions possibles tout en contribuant à une ambiance positive et conviviale.

Tes responsabilités

Vie de bureau & logistique

- Assurer le bon fonctionnement quotidien des bureaux et veiller à ce que les équipes disposent de tout le nécessaire pour travailler dans les meilleures conditions.

- Gérer les fournitures, équipements, consommables et achats liés à la vie du bureau (snacks, matériel informatique, mobilier, fournitures, etc.).

- Piloter les relations avec les prestataires et fournisseurs du bureau.

- Être le point de contact privilégié des collaborateurs pour les sujets liés à la vie de bureau et apporter des solutions rapides et adaptées à leurs besoins.

- Identifier les irritants du quotidien et mettre en place des actions d'amélioration continue pour fluidifier l'organisation interne.

- Créer, formaliser et optimiser des process permettant de gagner en efficacité et en confort de travail.

- Coordonner l'organisation logistique des réunions, événements internes et temps forts de l'entreprise.

Expérience collaborateurs & onboarding

- Piloter l'accueil des nouveaux collaborateurs afin de leur offrir une expérience d'intégration fluide et chaleureuse.

- Préparer les arrivées : matériel, accès, installation du poste de travail et coordination avec les équipes concernées.

- Être un interlocuteur de confiance pour accompagner les nouveaux arrivants dans leurs premières semaines.

- Organiser des moments de convivialité (petits-déjeuners, afterworks, célébrations internes).

- Proposer et mettre en œuvre des initiatives favorisant le bien-être, l'engagement et la cohésion des équipes.

Communication interne & amélioration continue

- Créer et animer des supports de communication interne (newsletter, annonces internes, informations pratiques, vie du bureau).

- Être force de proposition pour développer de nouveaux outils ou rituels favorisant le partage d'informations et le sentiment d'appartenance.

- Contribuer à structurer et documenter les processus internes afin de faciliter la vie des équipes.

Support administratif & coordination IT

- Assurer le suivi de l'inventaire et l'attribution du matériel informatique (ordinateurs, écrans, accessoires, téléphones, etc.).

- Coordonner les demandes de matériel et les besoins des collaborateurs.

- Faire l'interface avec les prestataires externes pour le suivi des demandes et incidents IT.

- Maintenir à jour les bases de données internes (contacts, fournisseurs, prestataires, inventaires, documentation).

- Apporter un soutien administratif ponctuel aux équipes sur les sujets liés à la vie de bureau.

Événements & Sommet ChangeNOW

- Participer activement à la préparation opérationnelle du Sommet ChangeNOW 2027

- Être un point de contact clé pour les équipes en amont de l'événement afin d'anticiper leurs besoins logistiques et organisationnels.

- Assurer la coordination de certains aspects opérationnels pendant le Sommet et contribuer à la bonne expérience des équipes sur place.

- Faire preuve de réactivité et d'un fort sens du service pendant les périodes d'activité intense.

Profil recherché
Ton profil

- Expériences dans les domaines de l'administration, gestion, communication ou événementiel

- Bonne maîtrise des outils bureautiques (Pack Office / Google Suite)

- Intérêt pour les outils numériques et appétence pour le support IT de premier niveau

- Bonne expression écrite et capacité à gérer une communication claire et professionnelle par email

- Organisation, rigueur et polyvalence

- Intérêt pour les sujets liés à l'impact social, environnemental apprécié.

- Anglais niveau B2 (pas une obligation mais un avantage)

Soft skills

- Sens du service et de l'écoute

- Dynamisme et esprit d'initiative

- Qualités relationnelles et esprit d'équipe

- Créativité et capacité à insuffler de la convivialité au quotidien

- Bonne humeur et énergie