Assistant(e) Yacht Management Operations - Yacht Administrator (H/F)

Fondée pour répondre aux défis opérationnels des plus grands superyachts du monde, Hill Robinson met son expertise technique au service d'une gamme complète de prestations. Aujourd'hui, le groupe propose des services spécialisés en gestion de yachts, gestion de projets (construction neuve et refit), gestion de charter, services aux entreprises, ainsi que recrutement, gestion administrative et paie des équipages.

Dans le cadre du développement de notre département Yacht Operations, nous recherchons un(e) Assistant(e) Yacht Management Operations pour accompagner nos Yacht Managers et contribuer au bon fonctionnement de nos activités.

Missions principales : au sein d'une équipe dynamique, vous jouerez un rôle essentiel dans le soutien administratif et opérationnel des yachts sous gestion.

• Support administratif et opérationnel

Assister votre responsable hiérarchique dans ses activités quotidiennes et répondre aux demandes opérationnelles.

Apporter ponctuellement votre soutien aux autres équipes selon les besoins de l'entreprise.

Assurer, lorsque nécessaire, l'accueil téléphonique et physique.

Préparer et mettre à jour les dossiers nécessaires aux rapports destinés aux propriétaires.

Contrôler les casiers à courrier des yachts et veiller au bon acheminement des documents.

Mettre à jour le calendrier de l'entreprise avec les visites propriétaires, visites de yachts et autres événements importants.

Assurer le suivi de la documentation relative aux yachts gérés (visites, réunions propriétaires, visites de chantier, etc.).

Mettre à jour les fiches d'information des yachts.

Fournir un soutien administratif et comptable lorsque nécessaire.

Participer à la préparation des budgets.

Assister dans le renouvellement des assurances en obtenant et comparant les devis.

Mettre à jour le carnet d'adresses de l'entreprise et les bases de données associées.

Organiser les déplacements et demandes de visas des membres de l'équipe.

Assurer le suivi des notes de frais si besoin

• Administration équipage

Réceptionner et contrôler la validité des certificats des membres d'équipage.

Réaliser les vérifications d'antécédents lorsque requises.

Organiser les demandes de visas de l'équipage.

Traiter les demandes de dérogation auprès des États du pavillon, les livrets maritimes et autres formalités administratives.

Assister les Yacht Managers dans la rédaction des offres d'emploi pour les équipages.

Assurer le suivi des contrats d'engagement des gens de mer (SEA) et vérifier leur présence dûment signée dans BambooHR.

Assister à la préparation des lettres de fin de contrat et des indemnités de départ.

Préparer les attestations de navigation (Sea Service Testimonials).

Assurer le suivi des dossiers d'assurance équipage.

Profil recherché

Compétences

Excellente maîtrise de l'anglais à l'écrit comme à l'oral.

Bon niveau de français à l'oral (l'écrit constitue un atout).

Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook et PowerPoint).

Qualités personnelles

Excellentes capacités d'organisation et de gestion des priorités.

Aptitude à travailler sous pression tout en maintenant un haut niveau de qualité.

Sens des responsabilités et autonomie.

Grande rigueur et attention aux détails.

Esprit d'équipe et attitude positive.

Bon relationnel et sens du service.

Une expérience ou une connaissance du secteur du yachting serait un véritable atout.

Nos valeurs

Le titulaire du poste est attendu comme ambassadeur des valeurs de Hill Robinson, contribuant activement à nos objectifs stratégiques fondés sur nos cinq piliers :

Croissance durable

Efficacité opérationnelle

Partenaire de confiance

Culture

ESG (Environnement, Social et Gouvernance)

Toutes nos actions sont guidées par l'intégrité, le professionnalisme et l'excellence du service.