Assistant(e) de vie scolaire (H/F)

Périmètre : PIGIER Aix-en-Provence, PIGIER Marseille, PIGIER Toulon et WIN Sport School Marseille pour la prise d'appels ; accueil et missions de vie scolaire principalement rattachés au Campus PIGIER Marseille.

Dimension du poste : Le poste n'a pas de lien direct avec le pôle commerciale (développement) de l'entreprise mais est néanmoins impliqué dans certains échanges (exemple : appels). Réel premier contact avec l'ensemble des acteurs de la vie de l'établissement, elle est un point clé dans la satisfaction client.

Raison d'être du poste : Au sein des Campus PIGIER Aix-Marseille, l'assistante vie scolaire veille au bon déroulement de l'organisation de l'école. La titulaire de ce poste sera directement rattachée à la directrice adjointe des campus. Il existe néanmoins des missions à réaliser en collaboration avec les différentes équipes commerciale et pédagogique.

Activités principales :

• Assurer l'accueil physique des étudiants, formateurs, visiteurs, entreprises et partenaires sur le Campus PIGIER Marseille.
• Assurer la prise d'appels du standard téléphonique mutualisé pour PIGIER Aix-en-Provence, PIGIER Marseille, PIGIER Toulon et WIN Sport School Marseille.
• Identifier rapidement la structure, le besoin et l'interlocuteur concerné ; orienter ou transférer l'appel selon les procédures définies.
• Tracer et qualifier les appels, demandes et actions dans le CRM unique utilisé par les quatre structures ; veiller à la qualité et à la fiabilité des données saisies.
• Traiter les mails et demandes relevant de la Vie Scolaire ainsi que la messagerie professionnelle nominative, dans le respect des délais et circuits internes.
• Maîtriser le traitement des absences et retards dans Pronote Campus : saisie, contrôle, mise à jour, suivi des justificatifs et application des procédures internes.
• Prendre en compte les demandes des étudiants et assurer leur suivi ou leur transmission au bon interlocuteur.
• Réaliser les attestations et certificats autorisés selon les procédures et consignes de la Direction.
• Gérer les conventions de stage : demandes, réalisation, remise, restitution, suivi et classement.
• Gérer les conventions de prêt des ordinateurs.
• Assurer le suivi, le classement, l'archivage et la mise à jour des dossiers étudiants.
• Participer à la préparation des livrets scolaires des BTS et aux opérations administratives liées au suivi pédagogique.
• Assurer les travaux de reprographie et de scans et les missions administratives courantes nécessaires au fonctionnement de la Vie Scolaire.
• Participer à la préparation quotidienne de l'entrée et de l'espace d'accueil du Campus PIGIER Marseille avant l'arrivée des étudiants et visiteurs.
• Utiliser le logiciel de gestion des climatiseurs du Campus PIGIER Marseille conformément aux consignes de fonctionnement.
• Signaler sans délai à la Direction toute anomalie, difficulté, incident ou demande sensible constaté dans le cadre de l'accueil, de la Vie Scolaire ou du fonctionnement du campus.
• Réaliser toute mission support demandée par la Direction dès lors qu'elle est en lien avec la fonction et le poste.

Compétences et connaissances requises

• Maîtrise opérationnelle du standard téléphonique et capacité à gérer des appels concernant plusieurs structures.
• Capacité à utiliser un CRM unique et à assurer une traçabilité rigoureuse des échanges et actions.
• Maîtrise de Pronote Campus pour le traitement des absences et retards, ou capacité à en acquérir rapidement la maîtrise.
• Maîtrise des outils bureautiques courants : Word - niveau basique indispensable ; Excel - niveau basique indispensable.
• Aisance avec les outils numériques et capacité à utiliser plusieurs logiciels métiers au quotidien.
• Excellente expression orale et qualité rédactionnelle professionnelle.
• Capacité à appliquer avec rigueur des procédures, consignes et circuits de traitement.

Niveau Bac requis