ASSISTANT ADMINISTRATIF FORMATION (H/F)

Qui sommes-nous ?Nous sommes un organisme de formation et CFA certifié Qualiopi, implanté en Gironde (Bruges, La Teste-de-Buch, Sainte-Foy-la-Grande, Coutras/Libourne). Nous formons aux métiers de l'aide à la personne, du médico-social et de la petite enfance. Notre conviction : la qualité de l'accueil et de l'accompagnement compte autant que le contenu pédagogique, et chacun doit avoir la chance de pouvoir faire la preuve de sa motivation et de son sérieux dans son projet professionnel.Le poste:Rattaché(e) à la direction et à la responsable de pôle, vous assurez le suivi administratif, logistique et relationnel des formations du pôle ADV: TP ADVF, DE AES, TP RCSAD, SST, AcP ASD et modules à destination des salariés (formation continue).Vos missions:- Suivi administratif des formations:Constituer et mettre à jour les dossiers stagiaires et apprentis (inscriptions, conventions, contrats, émargements, attestations)Assurer le suivi des financements et des dossiers auprès des financeurs (OPCO, France Travail, Région Nouvelle-Aquitaine, CD33, CPF.)Préparer les dossiers de certification et de présentation aux jurys (DREETS, DEETS, INRS pour le SST.)Contribuer au respect des exigences Qualiopi (traçabilité, indicateurs, classement)- Organisation et logistique: Gérer les plannings de formation, des formateurs et des salles Préparer les supports, le matériel pédagogique et les sessions SST Organiser les périodes en entreprise et le suivi des stages- Accueil et accompagnement: Accueillir, informer et orienter candidats, stagiaires, apprentis, entreprises et prescripteurs Suivre l'assiduité, relancer les absences et alerter l'équipe pédagogique en cas de difficulté Être l'interlocuteur(trice) des employeurs pour les modules salariés- Gestion des aléas: Traiter les imprévus (absence de formateur, changement de planning, situation délicate avec un stagiaire) avec calme et réactivité- Rédaction et coordination Rédiger courriers, comptes rendus, convocations et documents administratifs Faire circuler l'information entre l'équipe pédagogique, la direction, la comptabilité et les partenairesVotre profil:Formation en assistanat (CQP/Titre Assistant de formation, Titre Secrétaire assistant(e), BTS SAM ou équivalent) ou expérience significative en organisme de formationLa connaissance du secteur sanitaire et social, de l'apprentissage ou des financements de la formation est un vrai plusMaîtrise des outils bureautiques (suite office, sharepoint, val software)Rigueur, sens de l'organisation et capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèleQualités relationnelles, écoute et bienveillance envers des publics variésDiscrétion professionnelle