Assistant administrative bureau d'étude (H/F)

* Préparation des appels d'offres:- Assister le Bureau d'Études dans la préparation et le suivi des appels d'offres publics et privés- Lire les pièces administratives et techniques des dossiers de consultation et rassembler les éléments nécessaires à la réponse- Consultations (voir la catégorie Consultations et approvisionnements)- Participer à la préparation des éléments de chiffrage, mémoire et aux consultations fournisseurs ou sous-traitants nécessaires à l'étude- Préparer et tenir à jour les pièces administratives de candidature, notamment les DC1, DC2, DC4, K-bis.- Veiller à la complétude des dossiers dans le respect des échéances de remise* Préparation administrative et technique des chantiers:- Assister le Responsable Bureau d'Études et le Conducteur de Travaux dans la préparation des chantiers- Centraliser les informations administratives et techniques nécessaires au démarrage des travaux- Préparer et assurer le suivi des PPSPS en lien avec les responsables concernés- Constituer les dossiers techniques d'agrément et rassembler les fiches techniques, certifications, échantillons et documents nécessaires- Transmettre les dossiers pour visa au client ou à la maîtrise d'œuvre, suivre les retours et s'assurer de leur validation avant commande- Créer les dossiers de chantier conformément à la procédure interne et tenir les documents à jour*Consultations et approvisionnements:- Recueillir auprès du Conducteur de Travaux les besoins en fournitures.- Lancer les consultations auprès des fournisseurs et sous-traitants- Comparer les prix, délais, caractéristiques techniques et conditions de livraison, puis établir une analyse comparative des offres- Transmettre l'analyse au Conducteur de Travaux pour validation du fournisseur ou de la solution retenue- Après validation des fiches techniques et du choix retenu, préparer et passer les commandes fournisseurs en coordination avec le Conducteur de Travaux- Suivre les confirmations de commande, quantités, délais de livraison et modifications, et alerter en cas d'écart ou de non-conformité- S'assurer avec le Conducteur de Travaux que l'ensemble des besoins du chantier a bien été commandé* Création et suivi des commandes chantier:- Créer et saisir dans EBP les commandes chantier à partir des marchés, devis ou éléments validés- Éditer l'accusé de réception de commande (AC) et contrôler les informations du chantier, du client, les prestations, quantités, unités et prix- Vérifier la cohérence de l'AC avec le marché, le devis et les éventuels avenants ou modifications validées- Modifier et rééditer l'AC en cours de chantier selon les évolutions validées, en assurant la traçabilité des versions- Transmettre l'AC à jour au Conducteur de Travaux pour diffusion au Chef de chantier*Gestion administrative et contractuelle:- Assurer le suivi administratif et contractuel des chantiers en appui des responsables concernés- Préparer les DC4 et suivre les dossiers administratifs de sous-traitance- Recueillir et contrôler les attestations fiscales et sociales, assurances, qualifications et autres pièces requises- Participer au suivi des avenants et autres documents contractuels du marché- Classer, archiver et maintenir à jour les documents administratifs et techniques- Participer à la préparation des éléments nécessaires à la réception, aux levées de réserves et au DOE*Coordination et suivi des projets:- Assurer le lien administratif et documentaire entre le Bureau d'Études, le Conducteur de Travaux, les Chefs de chantier, les fournisseurs et les sous-traitants- Participer aux réunions de chantier ou de projet lorsque nécessaire- Relayer les demandes des maîtres d'ouvrage et maîtres d'œuvre auprès des responsables concernés- Tenir à jour les tableaux de suivi utiles à ses missions- Signaler les écarts, difficultés ou pièces manquantes aux responsables concernés