Secrétaire de service (H/F)

Sous la direction du chef/fe de service, vous assurez le suivi administratif, l'accueil physique et le standard téléphonique.

MISSIONS :

1 - SECRETARIAT

-Accueil téléphonique standard, orientation des appels ou prise de messages

-Accueil des jeunes et des partenaires

-Tenue du registre de courrier (arrivée et départ)

-Tri et distribution du courrier

-Gestion et commande des fournitures

-Transmission des factures à la comptabilité

-Alimente la base des données statistiques annuelles

-Impression de documents et affichage

-Création et réactualisation de différents tableaux pour le chef de service

-Gestion du matériel informatique (demandes & maintenance)

-Gestion de la correspondance

-Archivage

2- PARTICIPATION AUX REUNIONS DE L'ASSOCIATION

-Participer aux réunions institutionnelles

-Rédiger, faire valider et classer les comptes rendus

3- SUIVI DES DOSSIERS JEUNES

-Création d'une fiche de renseignement à l'admission d'un jeune

-Etablissement du dossier administratif des jeunes

-Impression des documents en vue des admissions

-Mise à jour hebdomadaire et transmission des hébergements occupés par les jeunes

-Mise à jour de la liste des référents ASE pour les jeunes

-Gestion et relance des Prises en charge ASE (mail)

-Elaboration, mise à jour et transmission des listes des usagers présents par semaine

-Elaboration du tableau mensuel de facturation ASE

4- GESTION DE LA FLOTTE AUTOMOBILE

-Gestion des documents obligatoires dans les véhicules (carte grise, vignette assurance, constat à l'amiable, etc)

-Déclaration des sinistres auprès de l'assurance

Transmission des éléments nécessaires aux professionnels ayant occasionné les dégâts pour dépôt au garage, après réponse des assurances

5- GESTION DU PARC IMMOBILIER

-Classement de copies des baux des hébergements des jeunes du service

-Souscription à une assurance habitation

-Ouverture des compteurs d'eau, gaz et EDF

-Déclaration de sinistres

-Gestion des clés des hébergements

6-GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL

-Elaboration et affichage des plannings des salariés du service en lien avec le Chef de service

-Actualisation et envoi mensuel des variables au siège après signature du Chef de service

-Préparation de l'arrivée du professionnel dans le service

-Remise au professionnel des clés du service sur site

-Modification des visites à la médecine du travail

AVANTAGES SOCIAUX :

• Tickets restaurant = 8 € / jour travaillé
• Prime Ségur = 238 € bruts / mois (pour un temps plein)
• Congés trimestriels = 18 jours / an
• Chèques cadeaux Noël et chèques vacances
• Mutuelle employeur prise en charge à 70% par l'employeur

SPECIFICITES :

• Horaires : du lundi au vendredi (9h à 17h)
• CDD de remplacement pour congé maternité (du 16 novembre 2026 au 31 mars 2027) pouvant être renouvelé
• Possibilité de 4/5 ou temps plein

PREREQUIS :

• BTS assistant manager ou équivalent
• 5 ans d'expérience sur même type de poste
• Bonne maîtrise de Word, Excel, des outils d'internet et de messagerie
• Bonne orthographe
• Sens relationnel et de l'accueil, Disponibilité, Adaptabilité, Organisation, Autonomie, Sens du travail en équipe, Aptitudes rédactionnelles, Aptitudes à la transmission, Sens du service, Créativité, Discrétion, Rigueur, Esprit d'initiative

Envoyez votre candidature (cv + lm) à : [email protected] et [email protected]

URGENT