Assistant administratif (H/F)

Site d'affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Villetaneuse avec permanences sur les sites de Bobigny et Saint-DenisComposante / Service : Direction de la vie étudiante (DVU) / Service vie étudianteComposition du service (effectifs) : 6Fonction d'encadrement : nonRattachement hiérarchique : Responsable du service vie étudianteL'activité peut entrainer des contraintes horaires ponctuelles liées aux variations d'activités du service, notamment en période de rentrée universitaires (horaires prolongés, travail le samedi, déploiement sur les différents sites de l'université).Le service de la Vie étudiante est un service de la Direction de la Vie Universitaire.

Il a un rôle d'information, d'accompagnement et de soutien aux étudiants de l'université.Il a en charge :- L'animation de la vie de campus.- L'accompagnement des associations étudiantes et des initiatives étudiantes.- L'accompagnement des étudiants en difficulté en collaboration avec le service social du CROUS (restauration, logement),- L'accueil et l'accompagnement des étudiants internationaux dans leurs démarches administratives,- L'accompagnement des étudiants en situation de handicap en collaboration avec le service de médecine préventive et les composantes d'USPNL'assistant(e) en gestion administrative - Chargé(e) du suivi administratif et financier de la CVEC aura pour mission :Assistante administrative du service de la vie étudiante :Accompagnement et information auprès des étudiantsSecrétariat administratif (assister le responsable de service dans l'ensemble des activités administratives)Rédaction des compte-rendu de réunionsAccueil physique et téléphonique, gestion des agendas, des appels téléphoniques, traitement du courrier, mise en signature des parapheursAide à la communication des informations relatives à la politique de vie étudiante de l'établissement auprès de la communauté (ENT, site internet USPN, Gestion des mailings étudiantes, etc.)Gestion et suivi des outils du pôle : répertoire des contacts, annuaire des associations, archivages, etc.Gestion de la salle A110Gestion et suivi des dossiers :Traitement et suivi des dossiers d'engagement étudiant (UE engagement, Année de césure, etc.)Suivi des conventions relavant de la Vie étudiante (partenaires extérieurs : Crous, Associations.), dépôt sur I parapheurAide à l'organisation de commissions, réunions, évènements vie étudiante :Convocation des commissionsRéservation de sallesPréparation des dossiersRédaction des comptes renduRéception des partenaires, livraisonsParticipation aux évènements (JPO, Forum des stages, de l'emploi.)Mise à jour des données sur l'Environnement Numérique de Travail et sur le site de l'USPNGestion des mailings étudiantsSupervision et gestion financière de la CVEC :Gestion et suivi administratif et financier CVECCoordination avec la Direction des affaires financière et l'Agence comptableOrganisation des commissions, des points d'étapes avec les utilisateurs de la CVECAccompagnement des services dans le montage de leurs projetsElaboration des indicateurs de suivi des projets financés par la CVECParticipation aux enquêtes liées à la CVEC et Vie étudianteL'agent peut être amené à réaliser des missions supplémentaires en fonction de l'activité du service.Outils spécifiques à l'activitéUtiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : Apogée, Hyperplanning, SIFACet les logiciels courants de la bureautique : Word, Excel