Assistant Services Généraux / Office Manager (h/f) (H/F)

RESPONSABILITÉS :

Mission d'intérim d'1 mois - Démarrage dès que possible

Nous recrutons pour notre client, situé à Paris 13e, un(e) Assistant(e) Office Manager / Services Généraux pour accompagner le suivi administratif et opérationnel de ses services généraux, dans un environnement multi-sites.

Rattaché(e) à l'équipe Services Généraux, vous jouez un rôle clé dans la coordination des prestataires, le suivi des demandes internes et la fiabilisation des procédures. Au-delà de la gestion courante, nous recherchons une personne capable de travailler en autonomie, de structurer son activité et de mettre en place des process pour optimiser le suivi des opérations.

Vos missions : Gestion administrative et suivi des prestataires

• Assurer la gestion administrative quotidienne des Services Généraux et le suivi des prestations sur les différents sites.
• Coordonner les interventions des prestataires (propreté, maintenance, machines à café, fontaines à eau, etc.) et veiller à leur bonne exécution.
• Centraliser les demandes des collaborateurs, organiser leur traitement et assurer leur suivi jusqu'à leur résolution.
• Gérer les échanges avec les fournisseurs et interlocuteurs internes afin de garantir une bonne circulation de l'information.

Suivi des contrats et gestion administrative

• Assurer le suivi des contrats fournisseurs, des devis, des commandes et des factures.
• Participer au suivi des budgets et contrôler les éléments administratifs liés aux prestations.
• Gérer les stocks de fournitures et anticiper les besoins de réapprovisionnement.
• Assurer le classement, la mise à jour et la fiabilité des documents administratifs.

Organisation, reporting et amélioration des process

• Concevoir et mettre à jour des tableaux de suivi et des reportings sous Excel.
• Structurer les méthodes de suivi des demandes et des interventions.
• Identifier les axes d'amélioration dans l'organisation quotidienne et proposer des solutions concrètes.
• Créer et formaliser des procédures et des outils de suivi pour harmoniser les pratiques et gagner en efficacité.
• Assurer le suivi de la bonne tenue des espaces de travail et contribuer au confort des collaborateurs sur les différents sites.

Notre client dispose de 12 sites en France.

Conditions du poste

• Localisation : Paris 13e
• Contrat : intérim d'1 mois
• Prise de poste : dès que possible
• Rémunération : 30 000 à 35 000 € brut annuel selon profil et expérience
• Horaires : 9h30 - 18h30 du lundi au jeudi et 9h30 - 17h30 le vendredi

Vous aimez organiser, structurer et améliorer le fonctionnement d'une activité tout en assurant un suivi administratif rigoureux ? Ce poste vous permettra de mettre votre autonomie et votre sens de l'organisation au service d'un environnement multi-sites.

PROFIL RECHERCHÉ :

Issu(e) d'une formation Bac +2 à Bac +3 en assistanat de direction, gestion, Office Management ou équivalent, vous justifiez idéalement d'au moins 5 ans d'expérience dans les Services Généraux, l'Office Management ou l'assistanat polyvalent.

Nous recherchons avant tout un profil administratif et organisé, doté d'une réelle capacité à prendre en main son périmètre et à faire avancer les sujets de manière autonome.

Vous vous reconnaissez dans les qualités suivantes :

• Autonomie et prise d'initiative : vous savez organiser votre travail, prendre en charge les dossiers et assurer leur suivi sans dépendre d'un encadrement constant.
• Esprit de structuration : vous êtes capable de créer des process, formaliser des procédures et mettre en place des outils de suivi adaptés aux besoins de l'activité.
• Rigueur et organisation : vous savez gérer plusieurs sujets en parallèle, hiérarchiser les priorités et respecter les échéances.
• Esprit d'analyse et amélioration continue : vous repérez les dysfonctionnements et proposez des solutions pour optimiser les méthodes de travail.
• Excellent relationnel : vous êtes à l'aise avec des interlocuteurs variés, aussi bien en interne qu'auprès des fournisseurs et prestataires.
• Sens du service et réactivité : vous savez répondre aux demandes avec efficacité et assurer un suivi fiable jusqu'à leur résolution.

Vous disposez impérativement d'une très bonne maîtrise d'Excel, notamment pour la gestion de fichiers, la création et la mise à jour de tableaux de suivi et de reportings.

Une expérience dans un environnement multi-sites constitue un atout.