ASSISTANT.E ADMINISTRATIF.VE (H/F)

L'association Hip Hop New School œuvre à la promotion et au développement de la culture Hip Hop sous toutes ses formes sur l'ensemble du territoire finistérien. Structurée autour de 4 pôle d'activités (Événementiel, Enseignement, Accompagnement, Médiation), l'association gère notamment une école départementale de danse (15 communes, 500 élèves) et produit un événement d'envergure, le Cultures Hip Hop Festival.

DESCRIPTION DU POSTE
Placé.e sous la responsabilité de la responsable administrative et financière et en lien étroit avec l'équipe permanente, l'Assistant.e Administratif.ve assure la gestion administrative quotidienne de la structure, le suivi des inscriptions de l'école de danse, le secrétariat comptable ainsi qu'un soutien logistique aux événements.

1. Gestion administrative des adhérents et des inscriptions
Accueil & Information : Assurer l'accueil téléphonique et physique, traiter les demandes courantes des adhérents/familles et orienter les demandes spécifiques.
Inscriptions & Suivi : Accompagner les familles dans les démarches d'inscription, vérifier la complétude des dossiers et effectuer les relances.
Conversion & Relances : Effectuer un suivi rapproché des personnes réalisant des cours d'essai pour faciliter leur inscription définitive ; veiller au règlement des cotisations.
Base de données : Mettre à jour les données sur le logiciel de gestion, saisir les adhérents partenaires et garantir la fiabilité des effectifs et des taux de remplissage des cours.

2. Suivi administratif de l'activité de l'école de danse
Mettre à jour les tableaux de bord (effectifs, planning, agenda de l'école).
Assurer le classement et l'archivage rigoureux des documents administratifs.
Participer à la préparation et à la logistique des forums de rentrée.
Apporter un soutien administratif aux activités de l'école et aux projets d'autofinancement portés par les jeunes.

3. Secrétariat comptable
Centraliser les factures fournisseurs, identifier et ventiler les dépenses selon les projets/actions.
Préparer les mises en paiement et assurer le suivi des règlements.
Émettre les factures clients et assurer leur suivi.
Classer et archiver les pièces comptables.
Soutien à la saisie comptable

4. Appui logistique et événementiel
Apporter un soutien logistique et administratif aux événements phares (Festival, Battles, Block Party).
Participer à la préparation du merchandising et à l'organisation matérielle ponctuelle lors des manifestations.
Suivi archivage des outils de communications

PROFIL RECHERCHÉ
Formation / Expérience : Formation Bac+2/3 en gestion administrative, secrétariat ou comptabilité (ou expérience probante sur un poste similaire, idéalement dans le secteur associatif ou culturel).
Savoir-faire :
Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office : Excel, Word) et des outils collaboratifs (Google Drive, Agenda).
Excellentes capacités rédactionnelles, orthographe et typographie irréprochables.
Notions de base en secrétariat comptable et gestion budgétaire.
Savoir-être :
Excellent sens du contact, de l'écoute et du service (relation adhérents/familles).
Rigueur, organisation et méthode.
Autonomie, réactivité et esprit d'équipe.
Appétence pour le milieu culturel et le monde associatif.
Permis B indispensable.


Lieu de travail : 8b rue des Douves, 29000 QUIMPER (Des déplacements ponctuels ou une présence en soirée/week-end peuvent être à prévoir selon l'actualité de la structure).

POUR POSTULER
Merci d'adresser votre CV et lettre de motivation à l'attention de Sandy Costiou Présidente [email protected] .