Office assistant (H/F)

Nous recherchons un Office Assistant H/F pour un poste unique à pourvoir immédiatement au sein de notre structure évoluant dans le secteur de la mode à l'international. Au quotidien, vous assurez la gestion administrative complète et le bon fonctionnement de nos bureaux. Vous accueillez nos clients et nos partenaires internationaux avec les standards de l'hospitalité haut de gamme.

Vous filtrez les appels téléphoniques et vous gérez le courrier ainsi que les coursiers. Vous veillez à la tenue irréprochable des locaux. Vous gérez les stocks de fournitures et vous coordonnez les prestataires des services généraux.

Vous rédigez les courriers administratifs, les comptes rendus et les présentations professionnelles. Vous classez et vous archivez les documents physiques et numériques. Vous pilotez nos opérations quotidiennes sur notre application de gestion interne.

Vous saisissez les données, vous mettez à jour les bases de données clients et fournisseurs, et vous suivez les commandes ainsi que la facturation. Vous organisez les réunions et vous gérez des agendas complexes. Vous planifiez l'intégralité des déplacements internationaux des équipes incluant les réservations de transports, les hôtels, les visas et les notes de frais.

Vous assurez le suivi pré-comptable en pointant les factures fournisseurs et en préparant les éléments pour le cabinet comptable. En parallèle de vos fonctions administratives, vous soutenez nos équipes de production et commerciales. Vous suivez administrativement la production.

Vous concevez et vous actualisez nos supports visuels et techniques tels que les lookbooks, les line sheets et les fiches produits grâce à votre maîtrise experte des logiciels InDesign, Photoshop et Illustrator. Lors des périodes de Fashion Week, vous participez à l'organisation logistique des commandes. Vous préparez l'espace, vous réceptionnez les collections, vous gérez le planning des rendez-vous et vous accueillez les clients.

Pour réussir sur ce poste, vous êtes titulaire d'un diplôme en marketing de la mode et en commerce international. Votre profil:Vous justifiez d'au moins 2 ans d'expérience en tant qu'Office Assistant. Vous possédez impérativement une expérience antérieure en assistanat mode et production, en showroom lors de la Fashion Week, ainsi qu'un parcours dans le secteur de l'hôtellerie.

Vous évoluez dans un environnement multiculturel. Vous parlez et vous écrivez couramment l'anglais et le russe pour échanger quotidiennement avec nos interlocuteurs étrangers. Vous maîtrisez le français à un niveau B2 opérationnel.

Vous êtes reconnu pour votre maîtrise experte des applications de gestion, du Pack Office et de la suite Adobe. Vous faites preuve de rigueur, de polyvalence, de discrétion et d'une excellente présentation professionnelle. Ce poste est proposé à temps plein.

La rémunération sera définie selon votre profil et votre expérience.