Assistant(e) administratif H/F en planification

Mission Générale : Réaliser des activités administratives au sein d'un service d'aide à domicile. Assurer l'accueil physique et téléphonique, analyser la demande et proposer au bénéficiaire le service le plus adapté à ses besoins. Organiser les interventions d'une équipe de personnel de terrain.

Assurer la mise en œuvre et le suivi de la demande en mobilisant les ressources humaines nécessaires.1. Accueil* Prendre, enregistrer et traiter les appels, mails, sms des salariés.* Répondre à la demande de l'usager et les orienter.* Traiter des données et des tâches administratives courantes (suivis des dossiers, remplir tableaux de bord.).* Ouvrir, affranchir et distribuer le courrier.2. Préparation de l'intervention* Créer des prospects (première demande), réceptionne les demandes des bénéficiaires.* Rechercher le personnel d'intervention (compétences adaptées, disponibilité, distance).* Mettre à jour les plannings des intervenants et/ou bénéficiaires en fonction du contenu de la mission.* Mettre en place le service (prestations).* Informer le bénéficiaire, sa famille et/ ou le partenaire médico-social.* Veiller à la mise en place et au suivi de tous les dossiers bénéficiaires (signatures contrats ou avenants de prestation, mandat SEPA...).3.

Organisation des interventions et gestion du planning* Gestion des plannings* Assurer la continuité de la prestation : organise les remplacements des salariés (maladie, congés, formation...)* Vérifier et valider les heures d'interventions de chaque usager et salarié.* Mettre à jour les plannings.* Envoyer des devis/contrats, enquêtes de satisfaction aux bénéficiaires et/ou aux salariés.* Assurer le suivi de la modulation du temps de travail en faisant les réajustements nécessaires4.Management/Ressources humaines : encadrer et soutenir les intervenants :* Rechercher les salariés disponibles pour intervenir au domicile en tenant compte des heures accordées sur la prise en charge, de la qualification de l'aide à domicile, et de la fréquence d'intervention au regard de leur contrat de travail.* Remontées et traitement des réclamations : analyser les remontées d'informations des bénéficiaires et des salariés et ajuster les prestations.* Recrutement : identifier les besoins en recrutement du secteur géographique et en informer la Responsable de secteur.5.Qualité : suivi des interventions* Valider avec la personne aidée (ou aidant) et le salarié les modalités de l'intervention.* S'assurer de l'adéquation entre les prestations effectuées et les besoins exprimés.* Suivre l'évolution des situations et des personnes aidées et adapter l'intervention.* Savoir travailler en coordination avec le bénéficiaire et/ou l'aidant et les partenaires médico-sociaux.* Visiter les bénéficiaires : évaluer le degré de satisfaction et de la qualité des prestations, à réaliser au moins une fois par an. (bilan des besoins de la personne aidée).* Mettre en place des actions correctives.* Assurer l'astreinte téléphonique.6.Gestion administrative* Etablir les devis et les contrats sous contrôle du Responsable de secteur.* Saisir les accords (notifications de prises en charge).* Mise à jour régulière des dossiers bénéficiaires en lien avec son supérieur hiérarchique.* Vérifier de la télégestion ...LES COMPETENCE PROFESSIONNELS REQUISES* Maîtrise du logiciel XELYA XIMI.* Etre capable d'utiliser le système informatique et les logiciels bureautiques standards. (Word, Excel, Internet et Outlook)* Etre capable de prendre en compte les spécificités des bénéficiaires vulnérables.* Organisation : autonomie dans la gestion des plannings et des priorités* Etre capable de manager une équipe (aides à domicile) avec le soutien du supérieur hierarchique.* Etre capable de gérer son secteur (gestion administrative).LES QUALITES REQUISES* Sens du relationnel et de l'écoute.* Réactivité et force de propositions.* Autonomie.* Polyvalence.* Sens de l'organisation* Patience* Rigueur.* Savoir rédiger et synthétiser des informations.Si vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et que vous souhaitez contribuer au succès d'une équipe dynamique, nous serions ravis de recevoir votre candidature.Type d'emploi : Temps plein, CDIRémunération : 12,31€ à 15,00€ par heureLieu du poste : En présentiel