WeFix - Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)

Au sein de la Direction des Opérations et directement rattaché au Coordinateur, l'assistant(e) administratif(ve) est un relais essentiel pour accompagner l'ensemble de l'Atelier de Réparations dans les tâches quotidiennes. Ses missions, et sans que cette liste soit exhaustive sont les suivantes :
Gestion et organisation des flux
Déballage, réception et enregistrement des appareils entrants ( types partenaires FNAC Reborn, FNAC Google, FNAC 2de VIE, autres B2B).
Triage initial : orientation des téléphones selon leur type de panne, niveau d'urgence, garantie, constructeur, disponibilité pièces, techniciens.
Priorisation des réparations en fonction des SLA (délais contractuels), urgences ou volumes.
Commande en logistique des pièces détachées necessaires à la réparation
Association entre appareil et pièce détachée.
Distribution des appareils aux techniciens selon leurs compétences et charges de travail.
Suivi du flux physique du terminal : entrée → diagnostic → réparation → contrôle qualité → expédition.
Emballage
Gestion et réponses aux retours clients (Photos, dénonciations, en cours).
Suivi du respect des délais de réparation.
Soutien aux techniciens en cas de blocage (insuffisance d'informations, pièces manquantes.).
Communication interne sur les priorités, urgences, anomalies.
Pilotage administratif et traçabilité
Saisie et suivi des dossiers SAV dans l'outil de gestion interne + Externe (Interface B2B, Repair Q).
Edition des Dévis conformément aux exigences de chaque partenaire
Gestion des statuts (en cours, en attente de pièce, refus, hors garantie.).
Vérification de la conformité des documents : preuve d'achat, garantie.
Edition des étiquettes numéros RMA.
Déclaration et cloture des interventions sur interface B2B et interface constructeur
Edition des bons de transport
Suivi des encours
Contrôle des dossiers pour s'assurer du respect des procédures constructeur et assurances.
Communication avec le service client ou les partenaires.
Gestion des litiges simples : dépassement de délai, appareil irréparable, hors garantie.
Transmission d'informations claires sur l'état d'avancement des réparations.
Collaboration avec le service logistique pour l'expédition des appareils réparés.
Gestion des pièces détachées et des consommables
Suivi des stocks de pièces critiques (écrans, batteries, cartes mères.).
Alertes des besoins en fonction des prévisions de flux.
Introduction à la Réparation
Découverte des réparations simples (écrans en façade, calibrages, réinstallation systèmes)
Formation Bac +2 en gestion administrative avec une première expérience de 2 ans (y compris alternance) est requise.
Vous êtes à l'aise sur les outils numériques et les tableaux de bord (notamment le pack office)