SECRETAIRE DE DIRECTION - H/F

Description :POSTE À POURVOIR :- LIEU D'AFFECTATION : 143 Avenue Armand Guillebaud - 92160 ANTONY- TEMPS DE TRAVAIL : Temps plein (9H-17H)- TYPE DE CONTRAT : Titulaire, CDIACTIVITÉS * Accueil des personnes (personnalités, usagers, familles) * Organisation de réunions, visites, conférences, évènements, (réunions des instances) * Participation à diverses réunions pour secrétariat de séance (Conseil de Surveillance, CSE) * Prise de notes, frappe et mise en forme des documents (rapport activité-Projet établissement) * Prise de rendez-vous / gestion des agendas / planning de réservation des salles * Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques * Enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage de documentsACTIVITES SECONDAIRES * Tenue des tableaux de garde Profil recherché : PRÉREQUIS * Connaissance du système hospitalier SAVOIRS * BTS Secrétariat et ou gestion administrative * Utilisation des outils bureautiques - Word, Excel, Outlook power pointSAVOIR-FAIRE * Savoir organiser et classer des données et dossiers, savoir prioriser * Filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques * Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, * Organiser et prioriser les activités de secrétariat * Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel * Synthétiser et prioriser les informations pour les transmettre à son responsable * Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétenceSAVOIR-ÊTRE * Rigueur et confidentialité. * Capacité d'adaptation. * Sens de la diplomatiePARTICULARITÉS/ CONTRAINTES DU POSTE * Coordination avec la secrétaire DRH/DS et la chargée des relations avec les usagers pour les remplacements.