Responsable de pôle administratif F/H

À nos côtés, repensez la mobilité urbaine !Filiale du Groupe Keolis, EFFIA incarne l'ingéniosité et l'innovation dans le domaine du stationnement. Nos équipes accompagnent les partenaires publics et privés - villes, gares, hôpitaux, etc. Nous développons, ensemble, des solutions efficaces de gestion de stationnement sur voirie ou en ouvrage.En tant qu'acteur clé de la chaîne de mobilité, nous concevons et exploitons les parkings de demain, contribuant ainsi à dynamiser et rapprocher les territoires.

Notre approche est basée sur une relation de proximité, de confiance et de transparence avec nos clients.Créativité, responsabilité et proximitéChez Effia, nous ne faisons pas que gérer le stationnement, nous lui apportons une nouvelle dimension. Nous l'inscrivons au cœur de la mobilité urbaine et des enjeux actuels, notamment environnementaux et économiques. Notre ambition est de développer des solutions intelligentes et responsables, qui améliorent toujours plus l'expérience de nos clients.

Nous sommes fiers d'être le premier acteur du stationnement à avoir été labellisé par l'AFNOR « Engagé RSE », gage de sa contribution à une mobilité plus durable.Travailler chez nous c'est intégrer un collectif de 1 115 collaborateurs, unis par une même passion pour la mobilité. Nous valorisons l'expertise, la créativité et l'engagement, et sommes attachés à l'intégration et au respect de chacun(e). Nous offrons un environnement de travail dynamique et collaboratif où chaque voix compte, où l'esprit d'initiative est encouragé.Rejoignez un acteur majeur du stationnementImplanté dans 242 villes et avec 680 parkings en exploitation, Effia se positionne comme le numéro 2 du stationnement en France et le numéro 4 en Belgique.

En 2024, le Groupe a réalisé un chiffre d'affaires de 246 millions d'euros, témoignant de sa performance et de son importance dans son secteur.Prêts à rallier nos équipes ?Si vous souhaitez mettre votre énergie au service de projets innovants et porteurs de sens, rejoignez-nous ! Ici, chaque collaborateur est pleinement acteur de notre politique RSE et contribue à façonner une mobilité urbaine plus durable et inclusive !Et pour en savoir plus, retrouvez-nous sur :EFFIA, Stationnez en toute simplicité / Déplacez-vous malinMissionsRattaché(e) au Directeur régional, vous coordonnez les projets et animez les interactions internes et externes relatifs aux processus administratifs de la Direction IDF.Au sein du Pôle administratif, votre rôle sera de manager l'équipe et de piloter leurs missions en appui auprès des exploitants des deux Directions régionales.

A ce titre, vos missions seront les suivantes :Management Animation managériale (réunions d'équipes, CR) d'une équipe de 5 assistants d'exploitation basés à ParisSuivi des indicateurs de performance de l'équipe Coordination et suivi d'activitéGestion de la relation avec les différentes directions fonctionnelles d'EFFIA afin de s'assurer de la bonne déclinaison des orientations dans chacune des exploitations des directions régionales.Supervision des activités de l'équipe sur les volets approvisionnement (commandes annuelles, ponctuelles, facturations), méthodes & process, voirie et assistanat des exploitations.

Garant(e) du respect des délais de traitement des Recours Administratifs Préalables Obligatoires (RAPOS) (1 mois max), CSPSReportingFacturation Gestion de la facturation des clients de son périmètre (villes, agglomérations, SNCF) dans les délais impartis, en lien avec les donneurs d'ordre et l'exploitation en utilisant les sites et logiciels du type Chorus ou autre.Suivi des impayés en collaboration avec la comptabilité clients siège.Suivi des indexations des différents contrats.Suivi des obligations contractuelles sur les aspects administratifs et financiers : attestations obligatoires à transmettre aux clients, rapports d'activité (ville, agglomération, CHU) etc.Superviser le processus Procure to Pay, notamment la validation des demandes d'achats dans l'outil IVALUA.Assurer le suivi des validations des commandes et veiller au respect des procédures achats du Groupe.Garantir la bonne gestion des litiges fournisseurs en coordination avec les opérationnels et les services supports.Construire, suivre et analyser les indicateurs de performance du pôle (délais de traitement, stocks de factures, taux de commandes, litiges, etc.)Appui au Directeur régional et Assistanat de la Direction régionaleAccueil téléphonique et physique, gestion du courrier à destination des donneurs d'ordre, rédaction de compte-rendu de réunions, courriers divers, classement etc.

Contrôle et relecture sur la forme des rapports annuels à destination des donneurs d'ordre, gestion de l'organigramme de la Direction IDFOrganisation des déplacements, des agendas et des réunions régionales (salons, séminaire, comité de direction, rituels managériaux etc.).Gestion des moyens généraux des Directions régionales.Gesti...