Assistant(e) de Direction (H/F)

Informations sur l'établissement :

Le DITEP regroupe les établissements et services accueillant des enfants et adolescents qui présentent des difficultés psychologiques dont l'expression, notamment du comportement, perturbe gravement la socialisation et l'accès aux apprentissages. Le DITEP est présent à Rouen, Dieppe et Barentin.

Les missions :

Sous l'autorité du Directeur d'établissement, l'Assistant de direction / chef du service administratif et services généraux (h/f) aura pour principales missions :

1/ Être le référent de l'activité du service administratif et services généraux, en assurer la gestion et le suivi :

• En relation avec le DRH de l'Association, assurer la gestion des RH (recrutements, constitution et suivi des dossiers du personnel, DPAE, contrats, formation du personnel, carrières, CET, accidents du travail et arrêts maladie...)
• Transmettre des données comptables aux services du siège dans le respect des procédures internes
• En relation avec le Directeur et le DAF, préparer le budget et la clôtures des comptes
• Être responsable de la régie bancaire et de la caisse de l'établissement qu'il dirige
• Veiller à l'entretien des locaux et des bâtiments en coordonnant les interventions des prestataires extérieurs et les équipes en interne
• Veiller à l'entretien du matériel incendie (détecteurs, centrale SSI, extincteurs...)
• Coordonner les transports
• S'assurer de l'actualisation du DUERP.

2/ Participer à l'élaboration du projet d'établissement et le décliner en projet du service puis en actions, en superviser le suivi

3/ Faire respecter les procédures internes, proposer des améliorations :

• Garantir l'archivage des documents administratifs dans le respect de la réglementation
• Respecter et faire respecter les procédures RH et le cadre légal en la matière
• Respecter et faire respecter les procédures comptables et budgétaires
• Assurer une veille règlementaire sur son activité.

4/ Animer une équipe de collaborateurs :

• Organiser et suivre le temps de travail de son équipe
• Assurer le développement des compétences individuelles et collectives des membres de l'équipe et fixer des objectifs à ses collaborateurs
• Réaliser les entretiens professionnels et les entretiens d'évaluation de ses collaborateurs
• Faire un bilan régulier de l'activité de ses collaborateurs
• Assurer la communication interne et la circulation de l'information
• Animer les réunions de service

5/ Assurer un reporting régulier de l'activité du service :

• Gestion tableaux de bord de l'activité de son service
• Faire un bilan régulier de son activité au Directeur.

6/ Représenter l'établissement lors de réunions avec des partenaires extérieurs

COMPETENCES

Le poste d'assistant de direction / chef du service administratif et services généraux (h/f) requiert le diplôme de niveau 7.

Savoirs

Connaitre le domaine d'intervention de l'établissement

Connaitre l'environnement partenarial de l'établissement

Connaitre les procédures internes liées à l'établissement

Connaitre la règlementation et les cadres légaux et institutionnels de son activité

Actualiser ses connaissances en fonction de l'évolution de la règlementation, des cadres légaux et institutionnels

Savoir-faire

Techniques

Définir un projet de service et en assurer le suivi

Maitriser les outils bureautiques

Maitriser un ou plusieurs logiciels nécessaires à son activité

Animer une réunion

Organisationnels

Organiser son travail en fonction des échéances et des priorités

Autocontrôler son travail

Elaborer une procédure

Rendre compte de son activité et de l'activité de son service

Travailler en équipe

Managériales

Planifier, suivre et contrôler l'activité de l'équipe

Fixer des objectifs individuels et collectifs aux membres de l'équipe

Evaluer et faire évoluer les membres de l'équipe

Savoir-être :

Faire preuve d'écoute et de qualités relationnelles

Faire preuve de rigueur