Secrétaire administratif - Magasinier.e (H/F)

Acteur majeur de l'innovation universitaire ancré dans le Grand-Est Parisien, l'établissementdéveloppe une approche en synergie de ses missions de formation, de recherche, d'insertionprofessionnelle et de lien avec les partenaires. Elle favorise les démarches interdisciplinaires pourrépondre aux défis de la société dans son environnement.La Direction du Patrimoine et du Développement Durable (DPDD) de l'Université Paris Est Créteil(UPEC) met en œuvre la stratégie immobilière, d'exploitation et de valorisation du parc immobilier del'UPEC.

Elle définit et anime les processus de l'établissement dans les domaines des travaux et de laconstruction, du gros-entretien et renouvellement (GER), de la maintenance et de l'entretien du parcimmobilier.Au sein de la DPDD, le Pôle Exploitation Maintenance organise et supervise l'ensemble desmissions de maintenance et d'exploitation technique des bâtiments.En son sein, le Service technique gère l'ensemble des besoins techniques des sites cristoliens enélectricité, plomberie, chauffage/ventilation/climatisation, et aménagement intérieur.

Il assure enoutre le suivi des prestations de maintenance externalisées et mène des opérations de travauxcourants et de maintenance.MissionSous l'autorité du Chef du Service Technique, vous aurez pour mission principale d'assurer lagestion courante des stocks du service ainsi que le secrétariat administratif courant dudit service. Àce titre, vos activités principales sont les suivantes :Réceptionner les livraisons et vérifier leur conformité avec le bon de commande, en quantité eten qualitéMettre en rayon les fournitures et matériauxDistribuer le matériel et assurer la traçabilitéParticiper au contrôle des stocksAccompagner l'évolution des outils et procédures de gestionVous aurez des activités secondaires, comme par exemple :Rédiger, mettre en forme, saisir et diffuser les documents administratifs et assurer le suivi desdossiersMettre à jour et exploiter les bases de données et outils de gestion administratifGérer le courrier entrant et sortant (réception, enregistrement, diffusion, suivi, traçabilité)Organiser les agendas, réunions et rendez-vous ; préparer les dossiers, rédiger les comptesrendus et assurer le suivi des décisionsClasser, numériser et archiver les documents dans le respect des règles de conservation et deconfidentialitéAssurer l'accueil physique et téléphonique des usagers, partenaires et personnels, les informeret les orienter dans leurs démarchesParticiper à la circulation de l'information au sein du service et entre les servicesAppliquer les procédures et la réglementation en vigueur dans le domaine d'activitéProfil recherchéAgents titulaires de la fonction publique ou contractuels (CDD de 12 mois avec possibilité derenouvellement) ; rémunération basée sur la grille indiciaire des adjoints techniques de recherche etde formation (entre 1600 € et 1665 € nets mensuels pour les contractuels expérimentés)Connaissances souhaitées :Maîtrise des techniques de secrétariat et de gestion administrativeConnaissance des règles de communication écrite et de la réglementation de baseBonne culture bureautique et numérique (Word, Excel, messagerie, bases de données)Notions de gestion documentaire et d'archivageSavoir-faire :Assurer l'accueil, l'information et l'orientation des usagersRédiger, mettre en forme et suivre les documents et dossiers administratifsOrganiser les agendas, réunions et échéancesMettre à jour des outils de suivi et des bases de donnéesAppliquer les procédures et assurer la circulation de l'informationSavoir être :Sens du service public et de la confidentialitéRigueur, fiabilité et sens de l'organisationAisance relationnelle et qualité d'écouteRéactivité et capacité d'adaptationEsprit d'équipe et autonomieInformations complémentairesSalaire : Non précisé