Responsable du service accueil du CREPS Ile-de-France (H/F)

Présentation du service accueil :

Le service accueil propose une offre structurée pour l'accueil des activités associatives principalement sportives, avec ou sans hébergement. Les stages sont de diverses nature : formation, entrainement et préparation sportive, tournoi/compétition, congrès/assemblée générale/réceptif.

Le CREPS accueille, chaque année, plus de 20 000 usagers dans ce cadre et sert plus de 100 000 repas sur site.

La capacité d'hébergement total est de 350 lits, dont 200 sont affectés à l'internat en période scolaire. Plusieurs gammes de confort de chambres sont proposés en fonction des publics accueillis.

Situé dans un parc boisé clos de 7 hectares, le CREPS dispose d'installations sportives, intérieures et extérieures, de 3 bâtiments d'hébergement, d'une restauration, d'un pôle médical, d'un pôle scolarité, de nombreuses salles de cours, d'un auditorium et de bureaux administratifs.

L'équipe du service « Accueil » est composée de 6 agents répartis comme suit : 1 régisseur technique, 1 régisseur facturation/encaissement, 1 assistante administrative, 1 veilleur de nuit, 1 agent d'accueil et du responsable du service.

Le service accueil est en interaction permanente avec l'ensemble des départements et services du CREPS et en particulier avec le service de l'entretien, composée de 10 agents, dont 1 cheffe d'équipe, et du service de maintenance, composé de 5 agents dont 1 chef d'équipe.

Activités principales :

Sous la responsabilité de la direction, vous organiserez les conditions d'accueil des usagers en ce qui concerne l'accès aux installations (équipements sportifs, salle de réunion/formation, salles de conférence), la mise en place des services (hébergement, restauration). Vous assurerez le bon fonctionnement du service accueil sur le plan administratif et financier, logistique et relationnel.

L'activité du service accueil comprend 4 grands domaines :

1. Gestion des réservations, organisation des stages extérieurs, facturation
Recueillir et traiter les besoins et les demandes de réservation : suivi des devis, visite de site, conseil, liaison avec les départements et services internes au CREPS.
Etablir la facturation et suivre les encaissements (régie de recettes)

2. Planification de l'utilisation de l'ensemble des installations (sportives, hébergement, formation/réunion)
Gérer des plannings, prioriser des occupations (besoin interne/externe)
Mettre à jour les conventions d'utilisation des installations avec les partenaires extérieurs et associations sportives

3. Mise en œuvre des moyens pour assurer un accueil de qualité
Planifier l'activité des agents du service (en régulier, en pic d'activité) pour garantir continuité de fonctionnement
Recueillir les besoins des usagers du CREPS en proposant une offre complète et l'évaluation des prestations

4. Pilotage de la fonction restauration et entretien/maintenance du site
Garantir la propreté et l'entretien/petite maintenance des équipements en régie, avec l'appui de 2 encadrants de proximité, chefs d'équipe maintenance et cheffe d'équipe entretien, avec le recours à un marché de prestation ménage et un autre concernant l'accueil.
Assurer la coordination de l'activité restauration et le suivi du marché (technique et financier)

Le poste implique un mode de fonctionnement transversal auprès des autres services du CREPS, eux même utilisateurs du site. Dans cette dynamique, vous participerez au comité de direction du CREPS (CODIR).