Office Manager (H/F)

Peak Management est une société de gestion hôtelière qui opère des établissements de montagne sous la marque Les Etincelles et qui regroupe aujourd'hui des hôtels 4 et 5 étoiles ainsi que des résidences haut de gamme.

Vous aimez les environnements où chaque journée est différente, où l'organisation, l'anticipation et le sens du service font la différence ?
Rejoignez-nous en tant qu'Office Manager et devenez un acteur clé du bon fonctionnement de notre siège et du bien-être de nos collaborateurs.

Vôtre rôle :
Rattaché(e) à la Directrice Administrative et Financière du Groupe, l'Office Manager assure le bon fonctionnement quotidien du siège et garantit un cadre de travail efficace, organisé et accueillant pour l'ensemble des collaborateurs.
Il / elle pilote les services généraux, coordonne les prestataires externes et apporte un support administratif transverse à la direction et aux équipes, tout en veillant à la maîtrise des coûts de fonctionnement du siège.
Il / elle travaille en étroite collaboration avec la Direction Administrative et Financière, les Ressources Humaines et l'ensemble des services internes, et constitue le point de contact privilégié pour toute question liée à la vie du bureau.

Vos missions principales seront les suivantes :
Gestion Administrative & Organisation du Bureau
- Gestion du courrier, des appels et de l'accueil physique et téléphonique des visiteurs
- Suivi et classement des documents administratifs, contrats de prestataires et dossiers courants
- Gestion des agendas, organisation de réunions et préparation des salles
- Coordination des déplacements professionnels : réservations transport, hébergement, notes de frais
- Gestion du standard téléphonique et de la boîte mail générale de l'entreprise

Services Généraux & Logistique
- Gestion des locaux : entretien, sécurité, accès, maintenance technique en lien avec les prestataires
- Suivi des contrats de services généraux : nettoyage, maintenance, sécurité, espaces verts, distributeurs
- Gestion des stocks de fournitures de bureau, consommables et équipements
- Coordination des aménagements et déménagements de locaux
- Suivi du parc informatique et téléphonique en lien avec le prestataire IT
- Veille au respect des normes de sécurité et d'accessibilité des locaux (ERP)

Achats & Gestion des Prestataires
- Sourcing, négociation et suivi des contrats fournisseurs et prestataires de services généraux
- Gestion des commandes : fournitures, équipements, mobilier, prestations diverses
- Suivi et contrôle des factures fournisseurs en lien avec le service comptabilité
- Optimisation des coûts de fonctionnement du siège et reporting budgétaire associé
- Mise en concurrence régulière des prestataires et suivi de la qualité de service

Support à la Direction & Événementiel
- Assistanat ponctuel de la Direction Générale et de la Direction Administrative et Financière
- Organisation des événements internes : séminaires, réunions d'équipe, événemen

Votre profil :
Sens de l'organisation et rigueur dans le suivi des dossiers et des échéances
Réactivité et capacité à gérer les priorités dans un environnement multi-tâches
Excellent relationnel et sens du service auprès des collaborateurs et visiteurs
Discrétion et confidentialité dans le traitement des informations sensibles
Autonomie et force de proposition pour optimiser le fonctionnement du bureau
Capacité à fédérer et à coordonner des interlocuteurs internes et externes variés
Sens des responsabilités et fiabilité dans la gestion budgétaire courante

Une première expérience significative en office management, assistanat de direction ou gestion des services généraux est requise.

Conditions :
- CDI
- 35H/semaine
- 1 à 2 jours de télétravail / semaine
- Convention collective HCR.