Assistant / Assistante chef de projet (H/F)

Dans le cadre d'un projet d'infrastructure majeur en Île-de-France, nous recherchons un(e) Assistant(e) Projets pour accompagner les équipes opérationnelles dans la gestion administrative et logistique des projets.

Missions principales

Rattaché(e) à la Direction des Opérations, vous assurez l'assistanat de direction en prenant en charge la gestion des agendas, l'organisation des réunions et déplacements, la rédaction de comptes-rendus ainsi que le suivi des correspondances. Vous apportez également un soutien administratif aux chefs de projets dans la préparation des documents, supports et dossiers de suivi.

Vous pilotez l'intégration administrative des nouveaux collaborateurs en coordonnant les démarches d'accueil, la constitution des dossiers administratifs, l'obtention des accès et l'organisation des formations obligatoires. Vous assurez également le suivi des droits informatiques et l'interface avec les services RH et informatiques.

Vous gérez les équipements informatiques et les fournitures nécessaires au fonctionnement des équipes : commandes, affectations, inventaires et suivi des stocks. Vous veillez également à la mise à jour des listes de diffusion, annuaires internes et différents outils collaboratifs.

Enfin, vous participez au suivi administratif des sous-traitants en collectant et contrôlant les documents obligatoires nécessaires à leur intervention sur le projet.

Spécificités du poste

Poste principalement basé en bureau avec des déplacements ponctuels sur les sites du projet. Forte interaction avec les équipes opérationnelles, les services RH, informatiques et les partenaires externes. Gestion simultanée de plusieurs sollicitations et respect de la confidentialité des informations traitées.

Diplômé(e) d'un Bac+2 minimum (BTS Assistant Manager, Gestion des Entreprises ou équivalent), vous justifiez d'une expérience de 3 à 5 ans dans une fonction similaire, idéalement acquise dans les secteurs du BTP, des travaux publics, de l'ingénierie ou des infrastructures.

Vous maîtrisez les outils bureautiques du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et possédez d'excellentes capacités rédactionnelles. Une connaissance des processus d'intégration des collaborateurs, de gestion des accès informatiques ou des outils collaboratifs constitue un atout supplémentaire.

Organisé(e), rigoureux(se) et réactif(ve), vous savez gérer plusieurs sujets simultanément tout en respectant les priorités. Votre sens du service, votre discrétion et votre excellent relationnel vous permettent d'interagir efficacement avec des interlocuteurs variés. Vous appréciez les environnements dynamiques et le travail en équipe.
A compétences égales, priorité aux Profil répondant aux critères de l'insertion par l'activité économique. https://aide.emplois.inclusion.beta.gouv.fr/hc/fr/articles/14734161506961--Les-SIAE-Structures-d-insertion-par-l-activit%C3%A9-%C3%A9conomique