Assistant(e) administratif(ve) et opérationnel(le) - Ingénierie (H/F)

Au sein de notre bureau d'études spécialisé dans l'ingénierie des fluides et de l'environnement composé d'une équipe de 7 personnes à Meyreuil (13), vous assurez le bon fonctionnement administratif de l'agence et accompagnez les équipes techniques tout au long de la vie des projets.
Véritable support des ingénieurs, des chargés d'affaires et de la direction, vous intervenez aussi bien sur le suivi administratif et financier des opérations que sur la préparation des candidatures, l'organisation de la vie de l'agence et la gestion des relations avec nos clients, partenaires et fournisseurs.
Ce poste polyvalent nécessite rigueur, sens de l'organisation, autonomie et aisance relationnelle. Vous évoluerez dans un environnement dynamique où la capacité à gérer simultanément plusieurs sujets est essentielle.

Vos principales missions :

1. Gestion des appels d'offres et des candidatures :
Veille et identification des opportunités de consultation
Constitution et mise en forme des dossiers de candidature
Adaptation des références et des profils d'équipe aux projets
Mise à jour des bases de données de références
Suivi des remises d'offres et des échéances
Assistance aux équipes dans le montage des réponses commerciales

2. Support opérationnel aux projets :
Assistance administrative aux chefs de projet et chargés d'affaires
Rédaction et mise en forme de courriers, comptes-rendus, ordres de service et documents contractuels
Suivi des commandes, visas, signatures et échanges avec les entreprises
Gestion administrative des dossiers en phase études et travaux
Relances auprès des entreprises, partenaires et clients

3. Administration générale de l'agence :
Accueil téléphonique et physique des interlocuteurs
Gestion du courrier et des fournitures
Organisation des déplacements professionnels (transport, hébergement)
Appui logistique aux réunions, séminaires et événements de l'entreprise
Participation à l'organisation des événements internes et des actions de communication de l'agence

4. Gestion administrative et financière :
Saisie et suivi des commandes dans l'ERP de l'entreprise
Préparation et émission des factures clients
Suivi des contrats, avenants et sous-traitances
Participation au suivi du prévisionnel de facturation
Relance des règlements et suivi des encaissements
Coordination avec le Responsable Administratif et Financier

Conditions du poste :
Contrat à durée indéterminée (CDI)
Temps plein de 35 heures hebdomadaires (Possibilité d'un temps partiel à 80 % si souhaité)
Poste basé principalement en présentiel afin de garantir la proximité avec les équipes et la réactivité nécessaire au fonctionnement de l'agence
Télétravail occasionnel possible selon les besoins et l'organisation du service