Responsable de la gestion des assemblées et des affaires générales (H/F)

Description du poste :

Aux côtés du responsable de la Vie des instances, participer activement à la préparation et au suivi des instances pilotées par la Direction de la Vie Institutionnelle d'AÉMA GROUPE (notamment le Conseil d'administration, les comités spécialisés, les instances de la plateforme politique, le Comité exécutif, les assemblées générales, etc) ;
Pilotage et coordination des ordres du jour et du suivi des instances suivies sous la responsabilité du responsable de la Vie des instances en interface avec les directions contributrices et les entités du Groupe ;
Gestion complète des aspects logistiques et documentaires des instances confiées, en ce compris le tableau de bord des instances, l'outil de centralisation de la documentation ;
Participer à la coordination et au déploiement des outils d'information des instances (base documentaire, registre des élus, compositions des instances, suivi de participation, outils de reporting, tableau de bord des instances, etc) ;
Participer activement à la construction et au suivi du Calendrier Institutionnel Groupe sous la supervision du responsable des instances et à la gestion des ajustements en cours d'année en interface avec les entités ou directions AÉMA GROUPE concernées ;
Participer activement au suivi des sujets relevant du processus décisionnel Groupe (suivi et interface avec les directions opérationnelles et les marques concernées) et à la documentation de celui-ci dossier par dossier ;
Participer à l'animation de la Communauté Vie Institutionnelle du Groupe, et participer activement à l'animation des sujets relatifs aux instances ;
Venir en soutien d'autres missions confiées à la Direction de la Vie Institutionnelle AÉMA GROUPE (Formations, événements, projets) ;
Veiller à l'appui logistique apporté aux administrateurs du Groupe.