Hôte-Hôtesse accueil polyvalent-e (H/F)

Le Poste de travail Hôte-esse polyvalent(e) de PRESANSE est partagé avec l'AFOMETRA qui occupe les mêmes locaux.
Le poste est à pourvoir le 25 aout.

ACCUEIL
- Accueillir et orienter les visiteurs (stagiaires, formateurs, administrateurs, prestataires.)
- Exercer une vigilance sur les personnes entrantes, s'assurer qu'elles sont attendues.
- Assurer l'accueil téléphonique et rediriger les appels vers les correspondants concernés.
- Réceptionner et dispatcher le courrier arrivé.
- Être à l'écoute, se positionner en personne ressource pour les visiteurs qui ont besoin de renseignement, d'un taxi, d'un hôtel, qui cherchent une adresse etc.
- Maitriser l'ouverture / fermeture et la mise sous alarme du bâtiment.


GESTION ADMINISTRATIVE
- Mise à jour la base de données des contacts et adresses des adresses postales et mails (EUDONET),
- Tenir le support de réservation des salles et superviser les affectations de salles.
- Confirmation des menus des formations assurées par l'AFOMETRA
- Suivre les stocks de consommables et de petites fournitures de bureau et passer les commandes de renouvellement. Prendre en charge les livraisons courantes ; Assurer la réception et la manutention,
- Participer aux campagnes de mise sous pli et d'envoi en nombre des courriers.
- Affranchissement et Envoi du courrier
- Réserver sur demande des tables dans les restaurants du quartier pour les gens qui participent à des réunions sur la journée.
- Sortir la poubelle et s'assurer tout au long de la journée de la propreté des locaux et alerter le cas échéant.
- Participer à la démarche de progrès des 2 structures.


COMPETENCES

Savoirs
- Maitriser l'accueil physique et téléphonique.
- Connaitre l'organisation interne de PRESANSE.
- Posséder les techniques et outils de communication liés au poste.

Savoir-faire et/ou compétences associées
- Utiliser l'outil informatique, Word, Excel, Outlook.
- Utiliser Logiciel EUDONET
- Prioriser ses tâches en cas d'affluence.
- Traiter simultanément plusieurs demandes.

Savoirs-être
- Relayer une image positive des 2 structures.
- Avoir de la méthode, de la rigueur, le sens de l'organisation.
- Faire preuve d'autonomie, d'initiative, de discrétion, de disponibilité.
- Contribuer aux bonnes relations de travail.