Assistant administratif matériel et direction Groupe (H/F)

Nous recherchons pour rejoindre notre Holding, un/une Assistant Administratif Matériel et Direction Groupe (H/F).

Assister le Responsable Parc matériel Groupe dans la gestion opérationnelle et administrative du parc d'équipements afin d'assurer leur disponibilité, leur maintenance, leur conformité et l'optimisation de leur utilisation.
Contribuer au suivi des coûts et à l'amélioration des processus de gestion.
Apporter un support administratif et organisationnel à la Direction Groupe.

Gestion administrative du parc matériel
- S'assurer de la bonne tenue dans TMS des fiches matériels (tracteurs routiers, porteurs, remorques, semi-remorques, hayons, équipements, etc.)
- Enregistrer les acquisitions, cessions et mises au rebut, selon process spécifique pour le groupe TC
- S'assurer du bon suivi des affectations des matériels aux filiales du groupe
- Mettre à jour les dossiers administratifs de chaque matériel , selon process défini.
- Émettre les demandes de modifications de carte grise à notre atelier intégré suite cession ou autre
- Réaliser les certificats de cessions des matériels pour le groupe TC
- S'assurer de l'enregistrement des modifications dans les sites de l'administration
Suivi réglementaire
- Assister le RPM dans la gestion et le suivi documentaire des contrôles techniques & autres contrôles réglementaires
- Réaliser pour le groupe TC les contrats de location sans conducteur & gérer les échéances, anticiper les renouvellements
- Assurer le suivi des assurances sur les entrées et sorties des matériels, pour le groupe TC, ainsi que sur les demandes spécifiques en relation avec la flotte.
- Veiller au respect des obligations & échéances réglementaires liées au transport routier.
Gestion de la facturation
- Vérifier la conformité des prestations avant la facturation , vérifier l'application des tarifs, contrats et conventions
- Établir les factures liées à la location ou à la mise à disposition du matériel. Roulant et autres
- Facturer les prestations autres lorsque celles-ci sont refacturables (achat/ revente en lien avec le parc matériel)
- Émettre les factures Proforma de cession ou de vente de matériel.
- Émettre les factures Proforma de consignation de TVA
- Établir les avoirs en cas d'annulation ou de régularisation.
Assistance à la gestion des énergies et autres coûts directs en lien avec la flotte
- Participer au suivi des consommations de carburant (alerte anomalies)
- Assurer le suivi et des péages autoroutes
- Établir des tableaux de suivi des coûts pour le compte des Directeurs de sociétés
Gestion documentaire
- Classer & scanner les documents administratifs.
- Archiver les rapports d'intervention.
- Gérer les contrats et les garanties.
- Préparer les dossiers en cas de contrôle ou d'audit.
- Participer à la consolidation des indicateurs de performance liés au parc matériel
Coordination
- Faire le lien entre le RPM, la Direction Générale TC et les Directeurs des filiales sur :
- La planification des indisponibilités des matériels
- L'organisation des livraisons des matériels neufs vers les agences
- Le bon suivi des suivis des demandes d'intervention.

Assistanat de Direction
- Assurer un soutien administratif à la Direction.
- Organiser les réunions (convocations, préparation des dossiers et comptes rendus).
- Préparer et mettre en forme les courriers, notes ...