Secrétaire de département (H/F)
À propos de cette offre
RESPONSABILITÉS :
L'intéressé-e travaillera sous la responsabilité fonctionnelle de la coordonnatrice des secrétariats de départements dans le cadre d'une suppléance d'au moins 4 mois, renouvelable sous condition.
Activités principales :
- Assurer le secrétariat et la gestion administrative d'un département de formation
- Gérer les conventions de stages des étudiants ingénieurs
- Gérer les conventions et l'organisation des Projets de Fin d'Etudes (PFE) des étudiants ingénieurs de 5ème année
- Gérer les emplois du temps de formation d'ingénieur dans l'outil informatique dédié (ADE)
- Gérer les Projets Individuels de Formation (PIF) d'étudiants ingénieurs, notamment redoublants leur année
- Instruire les dossiers en vérifiant la régularité administrative et financière : conventions de stage, états de service, contrôle des heures de cours et des heures enseignants
- Suivre des dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative et financière
- Saisir, mettre en forme et diffuser des documents divers (courriers, notes d'information, etc.)
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Classer, archiver
PROFIL RECHERCHÉ :
Connaissance, savoir :
- Connaître l'organisation de l'enseignement supérieur et les cursus d'études : connaissance du rôle des acteurs et des instances, des règles de fonctionnement, des formations et des diplômes, de la structuration des enseignements, des calendriers
- Maitriser les techniques d'accueil téléphonique et physique
Savoir-faire :
- Maitriser les outils informatiques (Word, Excel, mail, ...). Une maitrise d'ADE et des outils de scolarité de la suite Cocktail serait un atout.
- Disposer de bonnes qualités d'expression écrites et orales.
- Comprendre la demande de l'interlocuteur et apporter une réponse personnalisée
- Travailler en équipe
- Respecter les délais
- Mettre en œuvre des procédures et des règles
- Enregistrer et classer les documents
- Savoir rendre compte
- Savoir communiquer
Savoir-être :
- Capacité relationnelles
- Capacité d'adaptation
- Capacité à gérer le stress
- Rigueur/fiabilité
- Autonomie
- Sens de l'initiative
- Travailler en équipe
Repère marché
Explorer les offres liées
Offres similaires
Voir toutes les offres similairesTechnicien Gestionnaire Logistique (H/F)
Apprenti(e) chargé de mission DD&RS (H/F)
Assistant.e ingénieur.e gestionnaire des applications (H/F)
Chauffeur-Livreur polyvalent (H/F)
Directeur / Directrice des Ressources Humaines (DRH) (H/F)
Nounou enfants -3 ans H/F
Questions fréquentes
Quel salaire puis-je attendre ?
Cette annonce n’indique pas de salaire. Des postes similaires à Strasbourg tournent souvent autour de 29 943 € (médiane sur 55 offres).
Comment postuler ?
Ouvrez la page source d’origine et contactez l’employeur. Finder ne facture jamais les candidats.
Ces offres sont-elles à jour ?
Oui. Finder actualise régulièrement les offres des sources publiques et retire les annonces clôturées.
Où voir le type de contrat et le mode de travail ?
Les conditions clés sont affichées au-dessus de la description. Vous pouvez aussi ouvrir les listes liées pour INSA Strasbourg et Strasbourg.