Assistant Administratif 50% (F/H) - Centre Régional de Psychotraumatisme Infanto Juvénile Nord Nouvelle Aquitaine

RESPONSABILITÉS :

Mission globale :

L'assistant(e) administratif(ve) contribue au bon fonctionnement et au développement des activités du CRP IJ.

Ses missions principales sont de :

- Assurer un accompagnement administratif et organisationnel fiable de l'activité du CRP IJ

- Assurer la coordination administrative des formations, colloques et événements

- Contribuer aux actions de communication et de valorisation du CRP IJ

- Assurer le lien avec les partenaires et les différents interlocuteurs.

L'assistant(e) travaille en lien étroit avec l'équipe et sous la responsabilité du cadre, auquel il/elle rend compte de son activité, des échéances, des difficultés rencontrées et des éventuels points d'alerte.

Activités principales :

Accueil, organisation et coordination

- Assurer l'accueil physique et téléphonique des partenaires, des familles et des enfants/adolescents

- Planifier et organiser les réunions, formations, colloques et autres événements

- Gérer les agendas et les échéances

- Organiser la logistique des formations : réservations, salles, matériel, intervenants, etc

- Assurer le suivi des différentes actions et échéances

Gestion administrative et suivi de l'activité

- Rédiger et diffuser des courriers, comptes-rendus, synthèses et autres documents

- Concevoir et mettre en forme des supports de présentation : diaporamas, présentations, bilans, etc

- Développer et alimenter des outils de suivi de l'activité

- Centraliser les données et renseigner les tableaux de bord

- Recueillir et mettre en forme les données statistiques

- Fiabiliser et actualiser les fichiers et bases de données

- Organiser et assurer un classement efficace des documents papier et informatiques

Gestion des formations et colloques

- Établir les factures

- Assurer le suivi administratif des paiements liés aux colloques et formations

Communication

Contribuer à l'élaboration et à la diffusion des outils de communication du CRP IJ, notamment :

- Mise à jour du site internet

- Organisation et communication autour des colloques et formations

- Mise en forme et actualisation du catalogue de formation

- Création et actualisation de supports de communication

PROFIL RECHERCHÉ :

Pré-requis :

- Formation de niveau Bac+2 minimum dans le domaine administratif, gestion, communication ou formation

- Expérience dans le secteur médico-social appréciée

- Expérience dans le domaine de la formation professionnelle continue souhaitée

- Très bonne maîtrise de la langue française, à l'oral comme à l'écrit

- Bonne maîtrise des outils informatiques : LibreOffice, Word, Excel, PowerPoint, etc

- Une connaissance de l'environnement médical et hospitalier constitue un plus

Compétences professionnelles attendues :

- Rédiger avec qualité des comptes-rendus, courriers, synthèses et documents professionnels

- Organiser et mettre en forme des notes, rapports et documents

- Concevoir des supports et documents de suivi, notamment des bilans d'activité

- Utiliser efficacement les outils bureautiques

- Construire et tenir à jour des tableaux de bord et outils de suivi

- Organiser et fiabiliser le classement des données et documents

- Planifier son activité avec méthode, anticipation et autonomie

- Respecter les délais et assurer le suivi des actions engagées

- Identifier les priorités, les difficultés et les imprévus et en rendre compte au cadre

- Communiquer efficacement avec les partenaires et les membres de l'équipe

Qualités professionnelles recherchées :

- Aisance relationnelle et qualité de communication

- Esprit d'équipe et capacité à travailler en collaboration

- Rigueur, fiabilité et sens de l'organisation

- Capacité à gérer les priorités, les délais et les imprévus

- Autonomie, tout en sachant rendre compte et solliciter son responsable lorsque nécessaire

- Esprit d'initiative et force de proposition

- Capacité d'adaptation

- Curiosité et ouverture d'esprit

- Sens du service et engagement dans une dynamique institutionnelle

- Ponctualité et respect des engagements

- Discrétion, confidentialité et respect du secret professionnel

Plannings et horaires de travail :

- Temps de travail : 50% soit 17h30 par semaine

- L'organisation du travail sera définie en concertation avec le/la candidat(e), avec une présence obligatoire le lundi après-midi et le jeudi matin

- Repos le week-end

- Les congés sont à poser en fonction des périodes de fermeture de la structure

Rémunération :

- 897€ nets par mois pour un exercice à 50%

Vous pouvez prendre plus de renseignements auprès d' Annouk DELAGE, Cadre Socio-Educatif.

Pour postuler, merci d'adresser votre CV et une lettre de motivation avant le 07/10/2026.