Secrétaire et assistant(e)administratif(ve) (H/F)

Le ou la Secrétaire et assistant(e) administratif(ve) est un membre à part entière du pôle Support et Administration et a vocation à participer à l'atteinte des objectifs du pôle et il ou elle se place également au cœur des relations et du fonctionnement du Conservatoire en facilitant les échanges entre les équipes ainsi que la bonne tenue et l'organisation de tous les rendez-vous internes.
Il ou elle assure des missions de secrétariat général, de gestion administrative, de suivi des dossiers de subventions.
Il ou elle contribue à la sécurisation et à la fluidité des procédures administratives, au suivi des obligations réglementaires ainsi qu'à la préparation et à la gestion des dossiers nécessaires à la mise en œuvre des activités du Conservatoire.
Il ou elle travaille en étroite collaboration avec l'ensemble des salariés du Conservatoire et sous l'autorité du responsable du pôle Support et Administration.
Il ou elle assure les missions de secrétariat général et d'assistance administrative du Conservatoire en assurant notamment :
- La gestion de l'accueil téléphonique et du traitement des courriers entrants et sortants ;
- La gestion des boîtes de messagerie institutionnelles ;
- La rédaction, mise en forme et diffusion de courriers, comptes rendus, notes et documents administratifs ;
- Le classement, archivage et suivi documentaire sous format papier et numérique ;
- L'appui logistique à l'organisation des réunions, instances et événements ;
- La gestion des fournitures et du suivi administratif courant.
Il ou elle participe au suivi administratif et financier des subventions et financements publics sous l'autorité de la Chargée de missions Administrative et financière en s'impliquant selon les besoins dans :
- La constitution et mise à jour des dossiers de demande de subvention ;
- La collecte et vérification des pièces administratives nécessaires aux demandes de financement ;
- Le suivi des échéances et des calendriers de dépôt ;
- La préparation des bilans administratifs et des justificatifs demandés par les financeurs ;
- La mise à jour des tableaux de bord de suivi des financements ;
- L'appui aux équipes dans la préparation des dossiers ;
- Le suivi administratif des conventions, marchés, contrats et partenariats.
Il ou elle participe à la gestion administrative des projets et des activités du Conservatoire :
- La mise à jour des bases de données et outils de suivi ;
- La préparation et contrôle de documents administratifs ;
- La participation à la rédaction de procédures internes et à l'amélioration continue des outils de gestion ;
- L'appui aux démarches de reporting et de suivi d'activité.
Il ou elle contribue aux missions transversales du pôle Support et Administration :
- L'enregistrement des adhésions dans la base de données en lien avec le pôle communication, sensibilisation et vie associative ;
- Le lien entre les différents pôles et cellules ;
- La participation aux groupes de travail internes ;
- L'appui ponctuel aux différents services du Conservatoire selon les besoins ;
- La contribution à la mise en œuvre des projets de modernisation administrative et de dématérialisation ;
- La participation à la vie de la structure et aux réunions de coordination.