Agent administratif service scolarité ENIB (H/F)

1. Description de l'emploi et missions
La personne recrutée intégrera le service scolarité-relations entreprises de l'ENIB, en charge des actes administratifs et pédagogiques liés au cursus et à la vie étudiante. Elle assurera principalement la gestion administrative des actes relatifs aux périodes de formation en entreprise (stages et contrats de professionnalisation). Elle contribuera également à l'alimentation des indicateurs sur ce périmètre.

Activités principales :
- Contribuer à la gestion administrative et organisationnelle du service sur le périmètre des relations entreprises
- Accueillir les usagers (accueil présentiel)
- Assurer l'accueil téléphonique du service (renseigner, prendre les messages et réorienter les appels)
- Assurer le traitement quotidien, en lien avec d'autres agents, des mails de la messagerie du périmètre entreprises
- Saisir les ordres de mission, en lien avec un autre agent
- Participer à l'organisation d'événements
- Organiser le classement et la conservation de documents numériques

- Assurer la gestion des stages de tous les étudiants inscrits à l'ENIB
- Assurer la gestion des conventions de stage (rédaction, édition, envoi et suivi)
- Gérer les documents relatifs aux soutenances de stage (rapports, fiches d'évaluation, questionnaires de satisfaction .)
- Saisir les stages dans le logiciel Apogée
- Saisir les notes dans les tableurs du service et dans le logiciel Apogée

- Assurer la gestion des heures de formation et des documents de validation des contrats de professionnalisation
- Saisir les informations des contrats de professionnalisation dans les tableurs du service, dans Arexis et dans Apogée
- Assurer le suivi hebdomadaire des heures de formation des alternants
- Assurer la relation avec les entreprises concernant les absences en cours des alternants
- Gérer les documents relatifs aux soutenances des contrats de professionnalisation (rapports, fiches d'évaluation, questionnaires de satisfaction.)
- Participer à la gestion de la taxe d'apprentissage
- Saisir les versements annuels dans Arexis
- Effectuer des relances (téléphone et mails) et renseigner le tableur de prospection

- Contribuer à la mise à jour de la base de données Arexis
- Actualiser les données de la base Arexis (actualisations en masse et ponctuelle) (retours de mails non délivrés, participants événements entreprises.).

2. Compétences et qualités attendues
1) Savoirs (connaissances) :
- Réglementation des stages ;
- Techniques de gestion administrative.

2) Savoir-faire (compétences opérationnelles) :
- Maîtrise ou capacité d'appropriation rapide des logiciels AREXIS et APOGEE ;
- Utilisation d'outils de gestion des emplois du temps et des absences (EDT) ;
- Bonne maîtrise des outils bureautiques ;
- Capacité à organiser, classer et hiérarchiser les informations ;
- Expériences antérieures bienvenues.

3) Savoir-être (compétences comportementales) :
- Rigueur, méthode et sens de l'organisation
- Capacité à hiérarchiser les priorités et gérer efficacement les périodes d'activité intense
- Capacité à expliquer les procédures et à accompagner les usagers dans leurs démarches
- Grande patience, sens de l'écoute et excellentes qualités relationnelles
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Sens du service public

Candidature : CV, lettre de motivation, lettres de recommandation, le cas échéant, à retourner par voie numérique uniquement au service RH : [email protected].

Processus de recrutement : entretien.

Contact :
Madame CALVES, responsable du service scolarité-relations entreprises - [email protected]