Assistant(e) de direction (H/F)

CDD 11mois

Démarrage à compter du 21/09/2026, jusqu'au 31/08/2027
Catégorie : B Corps : Technicien de recherche et de formation
Emploi ouvert aux agents contractuels uniquement
Rémunération selon grille de la Fonction Publique
Affectation : Direction des finances

Mission : L'assistant(e) de direction assure le secrétariat et l'assistance technique, logistique des responsables de la direction et réalise des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures dans les domaines fonctionnels de l'établissement.


Activités principales :

Gestion administrative

Assurer l'ensemble des actes administratifs liés au fonctionnement de la direction et à la gestion des personnels (82 personnes).
Apporter un appui logistique et organisationnel à l'ensemble de la Direction des Finances (réservation des déplacements, commandes diverses, gestion des photocopieurs.).
Gérer les agendas de la direction.
Organiser et coordonner les réunions internes et externes demandées par les responsables de la Direction.
Planifier et organiser les pré-CA avec le rectorat et la commission des finances.
Rédiger et mettre en forme les documents administratifs et financiers produits par la Direction (budget, compte financier, formulaire.).
Appuyer le responsable dans la gestion des agents logés.
Mettre à jour les organigrammes structurels et fonctionnels.

Gestion des ressources humaines

Assurer le support opérationnel des recrutements des personnels contractuels au sein de la Direction (lien avec la DRH pour les demandes de recrutement, les propositions d'embauche et l'émission des contrats ; organisation des entretiens suite à la publication du poste ; demande d'autorisation de travail pour les personnels extra-communautaires ; saisie dans ARC et ORPHEE.).
Suivre et mettre en œuvre le renouvellement des contrats des personnels contractuels et leur avancement.
Gérer le suivi des dossiers d'avancement des personnels de la Direction (listes d'aptitude, tableaux d'avancement).
Suivre les absences en lien avec la DRH et les comptes-rendus des visites médicales.
Assurer le suivi des modalités de travail des personnels de la Direction (protocole de télétravail, demande de temps partiel.) et gérer l'application de suivi des congés (Ohris).
Mettre en œuvre les procédures RH (entretiens professionnels.) en lien avec la direction.
Suivre l'évolution des procédures de gestion RH de l'établissement.

Gestion du numérique

Assurer le rôle de correspondant informatique pour la Direction.
Organiser l'installation des nouveaux personnels (équipement informatique, dossiers partagés.).
Maintenir l'inventaire des postes informatiques et des kits de télétravail de la Direction.

Gestion de l'information

Assurer le rôle de référente communication pour la Direction.
Assurer la diffusion de l'information de la Direction au sein de l'établissement sur Ernest, la GED (Gestion Electronique de Documents) ou tout outil autre utilisé.
Assurer le suivi et la mise à jour des listes de diffusion utilisées pour la diffusion des informations financières.


Compétences :

a) Savoir sur l'environnement professionnel
- L'organisation et le fonctionnement de l'établissement.
- Connaissance générale des techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative.

b) Savoir-faire opérationnel
- Rechercher l'information, la vérifier et la classer
- Utiliser les logiciels de bureautique (word, excel, power point) et les logiciels de gestion du domaine
- Planifier son activité
- Travailler en équipe

c) Savoir-faire comportemental
- Discrétion et rigueur
- Avoir le sens de l'organisation
- Savoir rendre compte de son travail
- Savoir travailler en équipe et en autonomie
- Savoir organiser son travail en fonction de