Secrétaire 70% (H/F)

En lien avec la Direction de pôle et l'équipe de formateurs, vous aurez en charge :
1. La gestion administrative de l'activité de la formation :
- Assurer la gestion administrative des inscriptions des apprenants.
- Vérifier la complétude et la conformité des dossiers administratifs.
- Assurer la gestion des émargements.
- Élaborer et suivre les conventions et contrats de formation.
- Garantir la mise à jour et l'archivage des documents administratifs liés aux actions de formation.

2. Le suivi des apprenants :
- Assurer le suivi administratif des apprenants.
- Suivre l'assiduité des apprenants (absences, justificatifs, etc.).
- Assurer la gestion des livrets de formation.
- Administrer les plateformes et veiller à leur mise à jour.
- Organiser et suivre les certifications (examens, convocations, saisie des notes, jurys).
- Répondre aux demandes d'information des apprenants et les accompagner dans leurs démarches administratives.

3. La gestion des financements :
- Établir, suivre et relancer les devis de formation.
- Assurer le montage et le suivi des dossiers de financement auprès des différents organismes financeurs.

4. La gestion de la qualité et la conformité réglementaire :
- Organiser l'envoi et le suivi des questionnaires de satisfaction à chaud et à froid.
- Participer à la démarche d'amélioration continue de la qualité.
- Préparer les éléments nécessaires aux audits qualité.
- Assurer l'archivage réglementaire et la traçabilité des documents de formation.
- Veiller au respect des obligations légales et réglementaires applicables à l'organisme de formation.

5. Le reporting et le suivi de l'activité :
- Répondre à des enquêtes.
- Collecter, consolider et transmettre les données chiffrées et statistiques relatives à l'activité.

Organisation : Capacité à gérer efficacement les tâches administratives et à respecter les échéances. Gestion des priorités Hiérarchiser et gérer efficacement les tâches quotidiennes en fonction des priorités et des échéances.
- Compétences informatiques : Maîtriser les outils informatiques, y compris la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et la capacité à apprendre rapidement de nouveaux logiciels. Connaissance des logiciels YPAREO et KAYROS appréciée.
- Communication : Excellentes compétences en communication écrite et verbale.
- Polyvalence : Capacité à traiter diverses tâches et à s'adapter à un environnement en évolution constante.
- Connaissances : Une connaissance des procédures administratives liées à la formation professionnelle serait appréciée.

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