Adjoint / Adjointe à la direction administrative et financière (H/F)

TALENTIS CONSEIL recrute, pour le compte d'un groupe en développement spécialisé dans l'ingénierie et la transition énergétique, un(e) Assistant(e) de direction - Gestion administrative et financière basé(e) à Mamoudzou.

Pourquoi rejoindre cette entreprise ?
Vous rejoignez un groupe en croissance intervenant dans les domaines de l'ingénierie, des énergies renouvelables et de l'efficacité énergétique à Mayotte et en Guyane.

Ce poste central vous permettra de devenir le point de référence administratif et financier du groupe et de contribuer directement à sa structuration et à son développement.

Véritable bras droit du dirigeant, vous prenez en charge la gestion administrative, financière et RH des différentes structures du groupe. Vous contribuez à fiabiliser les processus internes, à améliorer le suivi de l'activité et à libérer la direction des tâches administratives courantes.

Vous encadrez également une assistante administrative en alternance, dont vous organisez et contrôlez le travail.

Vos principales missions sont les suivantes :

1) Gestion administrative et encadrement
- Organiser et superviser le travail de l'assistante administrative en alternance ;
- Contrôler les devis, factures, relances clients et rapprochements bancaires ;
- Accompagner l'alternante dans sa progression et le développement de ses compétences ;
- Traiter les courriers, les courriels et les documents soumis à la direction ;
- Anticiper les besoins administratifs et matériels de l'équipe.

2) Facturation et suivi financier
- Établir les factures d'avancement et de fin de prestations ;
- Déposer les factures sur Chorus Pro ou les transmettre directement aux clients ;
- Suivre les encaissements et effectuer les relances clients ;
- Contrôler les factures fournisseurs et préparer les règlements ;
- Tenir à jour l'échéancier de trésorerie ;
- Assurer le suivi des dépenses, règlements et impayés.

3) Comptabilité courante
- Préparer et contrôler les dossiers comptables mensuels des différentes sociétés ;
- Être l'interlocuteur ou l'interlocutrice du cabinet comptable ;
- Réaliser les rapprochements bancaires ;
- Tenir à jour les tableaux de suivi financier et de facturation.

4) Paie et administration du personnel
- Recueillir et consolider les éléments variables de paie ;
- Transmettre les éléments validés au prestataire RH ;
- Tenir à jour les dossiers du personnel : entrées, sorties, mutuelle, visites médicales etc. ;
- Suivre les présences, congés et absences ;
- Participer aux recrutements et à l'intégration des nouveaux collaborateurs ;
- Assurer les relations administratives avec la médecine du travail, l'OPCO et les différents partenaires.

5) Appels d'offres et conformité administrative
- Assurer une veille sur les marchés publics ;
- Constituer en autonomie les dossiers administratifs de candidature : DC1, DC2, attestations, assurances, certifications et références ;
- Préparer et contrôler les dépôts dématérialisés ;
- Maintenir à jour l'ensemble des documents administratifs et réglementaires des sociétés.

6) Reporting et amélioration des processus
- Produire un reporting mensuel consolidé de l'activité du groupe ;
- Formaliser les procédures internes et les circuits de validation ;
- Préparer et animer un point de suivi hebdomadaire avec le dirigeant ;
- Identifier et signaler rapidement toute anomalie relative aux coûts, délais, impayés ou procédures ;
- Proposer des solutions permettant d'optimiser l'organisation administrative.