Assistant administratif de la logistique / Assistante administrat (H/F)

La démarche coopérative de l'association peut nécessiter une certaine polyvalence du ou de la salariée qui pourra être notamment amené à effectuer des tâches de ménage, de cuisine, d'intendance et de courses avec les véhicules de l'association, d'accueil, d'animation, de permanences téléphoniques et de maintenance des locaux et matériels.
La mission :
La mission consiste à venir en appui administratif et logistique aux différentes missions du collectif Pétale 07 sous l'autorité de la collégiale et des 3 salariées référentes : responsable finances et gestion administrative, responsable du centre de formation et responsable stratégie et partenariat.

Toutes les activités sont en appui et en lien avec chaque responsable de l'activité qui détermine les priorités de la semaine.
Les missions de secrétariat sont réalisées sur la base des modèles et outils existants.
Les classements, archivages et rangements respectent l'arborescence en place.
La participation aux réunions d'organisation de l'équipe opérationnelle peut-être nécessaire par moment.

Détail de la mission :

Secrétariat général
- Gestion des documents administratifs (numérisation, rangement, archivage, classement dans l'arborescence existante, .)
- Prise de notes et mise en forme d'un relevé de décisions, d'un compte rendu liés aux actions et aux évènements
- Gestion des adhésions et mise à jour du fichier adhérents
- Gestion et mise à jour des listes de contacts, à la suite des demandes et des évènements
- Appui à la permanence téléphonique

Secrétariat du centre de formation
- Appui à la gestion des demandes, des inscriptions et du suivi des stagiaires
- Préparation des documentations, devis, conventions, ou fiches d'inscription aux stages pour envoi par la responsable du centre de formation.
- Appui à la préparation des dossiers de formation, des outils pédagogiques et de la logistique des formations
Secrétariat comptable :
- Préparation des factures et devis, pour validation et envoi par la responsable finances et gestion administrative
- Réception et classement des factures, tenue des tableaux de bord de suivi comptable en appui à la responsable
Appui au suivi des outils de communication :
- Appui à la diffusion des différentes actions (animation, formation, évènements) sur les sites et lettre d'info des partenaires (FRENE, MCN, URCPIE Aura, GRAINE Ara, RCC Aura, Cotravaux Aura, Pole régionale ESE, Réseau Jeunesse-MAVA, ESS,.), et sur le compte Facebook de Pétale à partir des documents de communication réalisés par la responsable
- Appui à la sauvegarde, capitalisation et organisation des ressources, supports, documentations, photos, films, articles liés aux évènements, formations, actions du collectif
- Appui à l'accompagnement des adhérents du collectif pour l'actualisation de leur fiche structure et de leurs publications sur le site internet et le compte Facebook

Appui général à la préparation et au rangement logistique des réunions, évènements, temps forts, rdv groupes de travail et formations :
- Appui à la préparation de l'équipement et des fournitures liés à la gestion de l'accueil et du confort du groupe : café/thé d'accueil, boissons, repas, assises, hygiène, chaleur, secours.
- Appui à la préparation et au chargement du matériel pédagogique : affichages, paperboard, vidéo projecteur, système visios, captation photos/films, malles pédagogiques et thématiques, outillage technique, plaquettes.
- Appui à la préparation des pochettes administratives : mise en forme et impression des documents (ex : feuilles d'émargement, programme, ressources,)
- Gestion et rangement des retours de pochette (numérisation émargements et productions des participants, classement, récupération photos, mise à jour des fichiers contacts, .)
- Au retour des évènements, appui à la remise en état et rangement du matériel : lessives, vaisselles, réorganisation, complément matériel