Coordinateur administratif et opérationnelle formation F/H - Synergie Family

Vous aimez autant faire fonctionner une activité que réfléchir à la meilleure façon de l'organiser ?

Notre activité combine des formations longues diplômantes et des formations courtes qualifiantes. Nous recherchons une personne expérimentée pour en assurer la coordination et la gestion au quotidien, tout en nous aidant à structurer et améliorer notre organisation.

Vos missions

Coordonner l'activité formation

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Organiser et suivre les formations longues et courtes

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Construire et suivre les plannings

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Accompagner les clients dans le déploiement de leur plan de développement des compétences

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Identifier, sélectionner et coordonner les formateurs

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Faire le lien entre clients, formateurs, apprenants et équipes internes

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Suivre le bon déroulement des formations et gérer les ajustements nécessaires

Assurer la gestion administrative et financière

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Gérer les dossiers apprenants, conventions, contrats, CERFA et documents administratifs

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Suivre l'assiduité et les éléments nécessaires au bon déroulement des parcours

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Monter et suivre les dossiers de financement

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Établir les devis et factures

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Suivre les règlements, les encours et les relances

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Produire les reportings nécessaires au suivi de l'activité

Garantir la conformité Qualiopi

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Veiller à la bonne application des procédures et à la collecte des éléments de preuve

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Préparer les audits de surveillance et de renouvellement

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Mettre à jour les procédures et accompagner les équipes et formateurs dans leur application

Structurer et améliorer nos façons de travailler

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Optimiser l'utilisation de Digiforma

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Simplifier et fiabiliser les process

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Construire les outils et indicateurs utiles au pilotage

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Identifier les tâches pouvant être automatisées

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Explorer des usages concrets de l'IA pour gagner en temps et en fiabilitéVous avez au moins 3 ans d'expérience dans la formation professionnelle, au sein d'un organisme de formation ou d'un CFA.

Vous connaissez les réalités du métier et êtes capable de gérer plusieurs sujets en parallèle : une session à organiser, un client à accompagner, un formateur à trouver, un dossier de financement à sécuriser ou une facture à débloquer.

Vous avez une bonne maîtrise :

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De la gestion administrative de la formation

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De la coordination de formations et de la relation client

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Des circuits de financement : OPCO, CPF, France Travail, apprentissage.

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De Qualiopi

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De la facturation et du suivi des règlements

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D'Excel et des outils de suivi

La connaissance de Digiforma est un vrai plus.

Ce qui fera la différence

Vous êtes organisé/e, autonome et fiable, avec un vrai sens du service.

Vous aimez être dans l'opérationnel, trouver des solutions et travailler avec des interlocuteurs différents.

Et surtout, vous ne vous contentez pas de faire : vous cherchez aussi à simplifier, structurer et améliorer ce qui peut l'être.

Pourquoi nous rejoindre ?

Un poste complet, au cœur de l'activité formation, avec une vraie autonomie et un périmètre qui mêle coordination, relation client, gestion, pilotage et amélioration continue.

Vous aurez la possibilité de faire évoluer les process et les outils tout en restant connecté/e à la réalité du terrain.