Office Manager (H/F)

Un rôle central au cœur de l'organisation !

Notre client, une organisation professionnelle à taille humaine, recherche son/sa futur(e) Office Manager / Assistant(e) de Direction
Véritable chef d'orchestre du quotidien, vous accompagnez la Direction Générale, les Directeurs de pôle ainsi que la Présidence et assurez, plus largement, un rôle de support auprès d'une trentaine de collaborateurs
Votre mission : faciliter le fonctionnement de l'organisation, anticiper les besoins et permettre à chacun de travailler efficacement
Ce poste s'adresse à une personne expérimentée, autonome et discrète, dotée d'un véritable sens du service et qui aime être au centre de l'organisation

Missions

Assister la Direction et la Présidence

Interlocuteur(trice) privilégié(e) de la Direction Générale, des Directeurs de pôle et du Président, vous assurez notamment :

La gestion et la coordination des agendas
L'organisation des réunions, rendez-vous et déplacements
La préparation et le suivi de certains dossiers
La gestion des appels, courriers et prises de rendez-vous
L'organisation des déplacements professionnels : transports, hôtels, logistique.

Participer à la vie et à la gouvernance de l'organisation

Vous assurez le bon déroulement administratif et logistique des différentes instances :

Planification et organisation des réunions statutaires
Préparation et envoi des invitations dans le respect des échéances
Préparation des réunions et rédaction des procès-verbaux
Suivi administratif des membres et administrateurs
Suivi des désignations
Gestion des appels de cotisations et appels de fonds, en lien avec la comptabilité

Être le point d'appui des équipes

Au quotidien, vous êtes la personne facilitatrice vers laquelle les collaborateurs peuvent se tourner pour les sujets administratifs et organisationnels.

Vous intervenez notamment sur :

L'accueil physique et téléphonique
La gestion et le suivi du courrier
La rédaction et la mise en forme de documents
La tenue et la mise à jour des bases de données et fichiers de l'organisation
Le classement et l'archivage
L'organisation d'événements internes et externes

Veiller au bon fonctionnement des bureaux

Vous prenez en charge les services généraux et assurez la coordination des différents prestataires :

Suivi des contrats liés aux bureaux : locaux, maintenance, ménage, sécurité, copieurs.
Gestion des fournitures et des commandes
Suivi du matériel et des équipements
Tenue et suivi des engagements fournisseurs et prestataires
Coordination des différents intervenants

Accompagner l'administration du personnel

En lien avec la Direction et les partenaires concernés, vous assurez également le suivi administratif RH :

Organisation de l'onboarding des nouveaux collaborateurs
Préparation du matériel et des accès
Suivi des congés, absences et éléments variables de paie
Suivi des notes de frais
Suivi de la mutuelle, de la prévoyance et de la médecine du travail
Mise à jour des documents administratifs obligatoires
Organisation des déplacements et événements internes

Profil

Bac +2 minimum validé, type BTS Assistant de Direction / SAM ou équivalent
5 ans d'expérience minimum en assistanat de direction, Office Management ou fonction support transverse
Excellente élocution et parfaite maîtrise de l'orthographe
Une expérience au sein d'une structure à taille humaine sera particulièrement appréciée

Savoir-être

Vous êtes avant tout une personne fiable, avisée et autonome, capable de gérer de nombreux sujets simultanément, d'anticiper les besoins et d'identifier les priorités
Votre sens de la confidentialité et de la discrétion est indispensable compte tenu de votre proximité avec la Direction et la Présidence
Vous aimez rendre service, trouver des solut