Assistant de direction (H/F)

Dans le cadre du développement de son équipe administrative, notre EHPAD, établissement accueillant et accompagnant des personnes âgées dépendantes, recherche une assistant de direction (H/F).
Vous souhaitez mettre vos compétences administratives et organisationnelles au service d'un établissement à dimension humaine ? Rejoignez une équipe engagée dans le bien-être et l'accompagnement de nos résidents.

Vos missions
Sous la responsabilité de la direction de l'établissement, vous assurez le bon fonctionnement administratif et organisationnel de l'EHPAD.

Gestion administrative
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des familles, des résidents, des professionnels et des visiteurs.
- Gérer le courrier, les courriels et les documents administratifs.
- Rédiger, mettre en forme et classer les courriers, comptes rendus et documents de la direction.
- Organiser et suivre les agendas, les rendez-vous et les réunions.
- Assurer le classement et l'archivage des dossiers administratifs.

Administration des résidents - Gestion de la facturation
- Gestion des demandes d'admission
- Gestion des dossiers administratifs des résidents
- Gestion de la facturation
- Lien avec les tutelles

Relations avec les résidents et les familles
- Être un interlocuteur privilégié pour les familles et les proches des résidents.
- Assurer une communication bienveillante, professionnelle et respectueuse.
- Participer à la qualité de l'accueil et à l'image de l'établissement.
- Respecter la confidentialité des informations relatives aux résidents et à l'établissement.

Administration du Personnel
- Information sur la convention collective et l'accord de branche RTT
- Formaliser les plannings
- Anticiper et gérer l'adéquation activité / effectif
- Analyser avec le directeur les besoins en personnel toutes catégories
- Gérer les aléas inhérents à l'activité et / ou aux fluctuations des effectifs
- Etablir les plannings mensuels, diffusion, mise à jour et tenue quotidiennes
- Préparation des contrats de travail portés à la vérification et à la signature de la direction.
- Gestion des absences (remplacements CDD, intérim)
- Gestion des dossiers administratifs des salariés
- Gestion des arrêts de travail (attestations de salaires, indemnités complémentaires.)
- Gestion des départs et fins de contrats. Edition des documents de fin de contrat
- Suivi des visites Médicales

Gestion comptable
- Suivi et enregistrement des factures

Profil recherché
Vous êtes organisé(e), rigoureux(se), polyvalent(e) et doté(e) d'un excellent sens du relationnel.
Vous disposez idéalement :
D'une formation en secrétariat, assistanat de direction ou gestion administrative.
D'une expérience dans un poste similaire, de préférence dans le secteur médico-social, sanitaire ou gérontologique.
D'une bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie électronique).
De bonnes capacités rédactionnelles et d'organisation.
D'une réelle capacité à travailler en équipe et à gérer les priorités.
Une connaissance du fonctionnement des EHPAD et de la réglementation du secteur médico-social serait appréciée.

Qualités attendues
Sens de l'accueil et de l'écoute.
Discrétion et respect du secret professionnel.
Empathie et bienveillance envers les personnes âgées.
Autonomie, réactivité et esprit d'initiative.
Adaptabilité et sens du service.

Conditions du poste
Intitulé : Assistante de direction en EHPAD (H/F)
Type de contrat : CDD, selon les besoins de l'établissement.
Temps de travail : Temps plein
Lieu : Résidence Le Marronnier - Carcassonne
Rémunération : Selon expérience et convention collective applicable.
Prise de poste : 28/09/2026