Secrétaire médical - Pool de suppléance (H/F)

RESPONSABILITÉS :

Conditions de travail
- Horaires : temps de travail journalier 7h30 - amplitude horaire 7h30-18h30 - Horaires coupés ou continus selon plannings prévus et en fonction des postes tenus
- Contraintes organisationnelles et relationnelles : dépassements d'horaires éventuels, contact public, travail en collaboration avec l'ensemble de ses collègues et participation à la gestion des autres spécialités du secteur, exigence d'un accueil de qualité des patients
- Rattachement hiérarchique :
Niveau 1 : la secrétaire référente de secteur
Niveau 2 : la responsable des secrétariats médicaux du secteur
Niveau 3 : la Directrice des Affaires Médicales et de la Recherche Clinique et de l'innovation

- Relations professionnelles :
Dans les services : l'ensemble des collègues, le personnel médical et soignant.
Dans l'établissement : médecins, soignants, paramédicaux, autres services médicaux, bureaux des admissions, et services administratifs.
En dehors de l'établissement : autres établissements de santé, relations avec la ville.

Vos activités
Hors remplacements :
- Aide à la résorption du retard sur toutes les tâches des secrétariats médicaux en corrélation avec les fiches de tâches des services concernés.
Remplacements :
Accueil physique
- Accueil physique des patients hospitalisés ou des consultants en fonction du service, des visiteurs, du public, des professionnels de santé.
- Création du dossier Evoluance, Firstnet, facturation
Accueil téléphonique
- Réception des appels téléphoniques des patients, des familles, du public, des professionnels de santé, du personnel, des médecins traitants, et des services de l'HNFC.
- Gestion des appels téléphoniques des services concernés : prise de messages avec transmissions aux personnes concernées.
Gestion des sorties
- Gestion du suivi des patients à l'issue de l'hospitalisation ou de la consultation.
- Traitement des demandes des médecins: RDV futurs, copies...
Programmations opératoires
- Programmation des interventions et hospitalisations
Frappe
- Saisie et mise en forme des documents, rapports, courriers et comptes rendus médicaux.
- Traitement des courriers : copies et envoi des comptes rendus.
Tâches administratives
- Préparation et participation éventuelles à des réunions.
- Tableaux de garde.
- Gestion des fournitures de bureau.
- Gestion des fax, du courrier (tri et distribution).
- Commandes de fournitures, imprimés.

PROFIL RECHERCHÉ :

Diplôme :
- BTS Assistant de Direction, diplôme de secrétariat médico-social, diplôme de secrétariat, expérience dans les secrétariats médicaux
Savoir-faire :
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
- Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
- Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
- Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers

Connaissances requises :
Connaissances opérationnelles : bureautique, codage des actes, communication, droit des usagers du système de sante, organisation et fonctionnement interne de l'établissement
Connaissances générales : réglementation des archives
Connaissances approfondies : Secrétariat, vocabulaire médical