Assistant(e) de production évènementiel (H/F)

PRODUCTION & ORGANISATION DES ÉVÉNEMENTS
- Préparer chaque prestation à partir du brief client.
- Établir les besoins en vaisselle, mobilier, linge, fleurs, décoration et matériel.
- Demander les devis et passer les commandes auprès des loueurs et prestataires.
- Coordonner loueurs, fleuristes, transporteurs et fournisseurs.
- Suivre commandes, livraisons, enlèvements et retours.
- Préparer les feuilles de route et documents de production.
- Vérifier l'ensemble des besoins avant chaque événement.
- Accompagner ponctuellement les prestations sur site.
- Anticiper les imprévus et trouver rapidement des solutions.
ÉQUIPES & PLANNING
- Tenir à jour le planning des prestations et des équipes.
- Identifier les besoins en personnel.
- Rechercher et recruter les extras : maîtres d'hôtel, serveurs et autres profils.
- Gérer disponibilités, confirmations, horaires et informations pratiques.
- Organiser les déplacements : billets de train, transports et hébergements si nécessaire.
- Centraliser les heures et éléments nécessaires à la facturation ou à la paie.
- Constituer et maintenir un fichier fiable d'équipes et d'extras.
MATÉRIEL & STOCKS
- Gérer les stocks de vaisselle, linge, matériel de service, décoration et petit matériel événementiel.
- Préparer les besoins matériels pour chaque prestation.
- Organiser et contrôler les sorties et retours.
- Réaliser les inventaires.
- Identifier les besoins de réassort ou de remplacement.
FOURNISSEURS, PRESTATAIRES & BUDGETS
- Rechercher et référencer des fournisseurs et prestataires.
- Demander et comparer les devis.
- Passer et suivre les commandes.
- Centraliser tarifs, contacts et conditions.
- Vérifier les factures.
- Participer au suivi des budgets de production : location, équipes, fleurs, transport et achats.
SUIVI ADMINISTRATIF
- Organiser devis, bons de commande, factures et documents fournisseurs.
- Préparer les éléments nécessaires à la comptabilité.
- Suivre factures et échéances.
- Mettre à jour les tableaux de suivi.
- Classer et archiver les dossiers de production.
- Assurer les échanges administratifs avec clients, équipes et prestataires.
COMPÉTENCES
- Très bonne maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs : Pack Office, Google Workspace, tableurs, agendas et outils de partage.
- Capacité à créer et tenir des budgets, plannings, inventaires et tableaux de suivi.
- Excellente organisation numérique et documentaire.
- Très bonne expression écrite et orthographe.
- Aisance avec les outils numériques et capacité à prendre rapidement en main de nouveaux logiciels.
RATTACHEMENT & DISPONIBILITÉ
- Collaboration directement avec la fondatrice de Paris Bled.
- Travail en lien avec les équipes cuisine, maîtres d'hôtel, fournisseurs et prestataires.
- Mission freelance avec un volume variable selon le calendrier des productions.
- Disponibilité et flexibilité nécessaires autour des périodes de prestation.
- Présence ponctuelle à Paris et sur les lieux des événements.
- Certaines prestations peuvent nécessiter une présence tôt le matin, en soirée ou le week-end.
Vous aimez l'univers de l'événementiel, de la mode, de la table et du beau, mais vous avez surtout le sens de l'organisation nécessaire pour transformer une idée en prestation parfaitement préparée.
Une expérience en production événementielle, catering, agence, mode, restauration ou événementiel est appréciée.
Formation supérieure appréciée mais non obligatoire : l'expérience, l'autonomie et la maîtrise des outils priment.