Secrétaire logistique (H/F)

Mission générale du poste :
Sous la responsabilité de la Responsable des services logistiques et référente HSE du Dispositif, le/la Secrétaire logistique assure le suivi administratif des activités logistiques et participe à la coordination des moyens matériels nécessaires à l'activité et contribue à l'organisation des prestations destinées aux usagers. Il/elle veille à l'application de la règlementation en vigueur ainsi qu'aux procédures associatives, des échéances et des circuits de validation fixés par la Direction générale.
Cette fonction nécessite une collaboration étroite avec les services support, les équipes de terrain, les fournisseurs, les prestataires et les différents partenaires internes et externes de l'association.

Activités générales
Liaison froide
-Recense quotidiennement le nombre de repas à fournir aux usagers accompagnés (midi et soir) en lien avec les chefs de service et leurs équipes éducatives.
-Fait remplir chaque lundi par les chefs de service un prévisionnel de repas pour la semaine suivante.
-Demande chaque matin la confirmation du nombre de repas commandés la semaine précédente (tableau journalier), en contactant les chefs de service - ou, en leur absence, les éducateurs.
-Met à jour le tableau journalier en cas d'erreur ou de changement de dernière minute.
-Assure le lien avec le fournisseur de liaison froide (L'Intervalle) pour toutes les commandes et modifications : repas pour les stagiaires, ou repas ESAT Espace verts et les demandes de pique-nique ou de changement de goûter
-Affiche chaque semaine le prévisionnel des menus et les menus à destination des équipes et des usagers.
-Diffuse les menus validés par la Commission Menu (décisions trimestrielles) aux secrétaires concernées, infirmerie.
-Gère la réservation du pain pour les petit déjeuner et les repas du midi et du soir auprès du fournisseur .
-Met à jour le tableau pour la comptabilité de la facturation des repas, et l'analyse entre les prévisions et les repas réellement donné aux jeunes
-Organise les cafés d'accueil et repas lors de formations ou événements institutionnels (devis, facturation, coordination équipe logistique, .).
-Assure la traçabilité dans le cadre HACCP (archivage documents, mise à jour des supports de procédure, .)
-Assurer la continuité du service liaison froide en l'absence de la responsable logistique
-Gérer les situations d'urgence avec le fournisseur L'Intervalle : contact direct avec le chef de cuisine ou le responsable du prestataire.

Equipe logistique
-Aide à la gestion des inventaires des produits d'entretien et d'épicerie : réalisation des inventaires sur site si nécessaire.
-Recenser les problèmes de maintenance signalés et permettre à la responsable logistique de créer les fiches Intraquale correspondantes.
-Soutenir l'équipe entretien dans ses besoins en matériel.
-Contribuer à la mise en place de nouveaux projets logistiques (ex. : déploiement de la liaison froide sur d'autres bâtiments du dispositif, projet tablette Sasha).
-Créer et mettre à jour les outils de gestion logistique : cahiers de présence et de sécurité, tableaux de suivi - y compris impression, reliure et déploiement sur les sites extérieurs.
-Participer aux réunions hebdomadaires et mensuelles du service logistique et rédiger les comptes rendus en soutien à la responsable.

Gestion des transports aux personnes accompagnées
Interface entre le/les prestataires transport et les chefs de service :
-Assure la mise à jour quotidienne des informations selon l'évolution des besoins des personnes accompagnées
-Planifie et organise les flux logistiques : arrivées/départs en fonction des lieux d'intervention
-Réalise les demandes de devis transport des nouvelles personnes accompagnées
-Recherche des solutions de transport pour des demandes particulières (hors convention taxi et transports CHU)