Assistant administratif des services SPVF et SLGAI F/H

L'AP-HP est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu.
Ses 37 hôpitaux accueillent chaque année 08 millions de personnes malades : en consultation, en urgence, lors d'hospitalisations
programmées ou en hospitalisation à domicile. Elle assure un service public de santé pour tous, 24h/24, et c'est pour
elle à la fois un devoir et une fierté.
L'AP-HP est le premier employeur d'Ile de-France : 95 000 personnes, médecins, chercheurs, paramédicaux, personnels administratifs et ouvriers.
Contact institutionnel. http://www.aphp.fr


Missions transverses SLGAI et SPVF :
Supervision du suivi de la facturation
Création des Demandes d'achat dans SAP
Suivi de l'état des facturations
Tenue de tableaux de bord des demandes d'achat

Assistance administrative pour les besoins des services (liste non exhaustive)
Tenue de l'agenda des chefs de service et organisation des réunions et rendez-vous divers
Réservation de transports, voiture, remboursements, etc.
Coordination du secrétariat du service, accueil téléphonique et filtrage
Commandes diverses : fournitures, cartes de visite, voyages,
Suivi des plannings des congés (GESTIME)
Classement et archivage
Missions ponctuelles :
gestion du courrier (arrivée/départ avec Post-office)
Prise en charge du poste de l'assistante de la directrice de département en son absence
Accueil et accompagnement des nouveaux arrivants dans le service, sur les aspects administratifs (gestion connexion informatique, présentation du fonctionnement du siège/de l'institution)
Elaboration de fiches de procédures pour faciliter certains circuits au sein du service/département

Missions spécifiques SPVF
Préparation du volet domaniale des Instances de l'AP-HP
Articulation avec le secrétariat des Instances de l'AP-HP et de la Direction Générale
Préparation en lien avec l'équipe SPVF du dossier Commission des Affaires Domaniales, Conseil de Surveillance et Directoire
Tenue du tableau de bord des CS pour les dossiers présentés par le SPVF,

Connaissances SAP
Esprit d'équipe
Qualités relationnelles
Méthode et rigueur
Esprit d'initiative
Très bonne maîtrise des outils informatiques Word / Excel / Power Point / Outlook
Bonne connaissance de l'organisation hospitalière de l'AP-HP
Niveau d'expérience : 2 - 5 ans